会社のパソコンの書類管理

[1. 匿名]

４月から事務の正社員で働き始めました。
パソコンでの作業で共有のフォルダがあるのですが…とにかく整理がされていなくてめちゃくちゃです。先輩から仕事を教えてもらうにしても、このフォルダの…えーっとどれだったかな？と大量に並ぶフォルダから探したり、あれはこのフォルダ、これはあのフォルダと書類があちこちに保管されている状態です。

みなさん、こういうのは上司に相談したりしますか？自分だけ使うフォルダをショートカットでデスクトップに出したりで対応しています。

他にもこんな大変なことがあるよ！とか教えてください。

[2. 匿名]

コートロールAのあとデリート押して上書き保存しちゃった❤️

[3. 匿名]

そもそもフォルダに名前付けて管理されてないのかしら？

[4. 匿名]

入社してすぐなんでしょ
それなら当分は黙っておく
生意気と思われたら損だし…そういう業務改善は３ヶ月～半年くらい様子見て徐々に提案していく

[5. 匿名]

クラウド保存にしたらうっかり削除とかも無くなって快適だよ

[6. 匿名]

>>1
私は異動先の共有フォルダがそんな感じで半年ほど我慢した後に整理しましょう！と整理しました
トップは綺麗になりましたけど中はまだまだです
でも、トップが綺麗になっただけでだいぶ楽になり、派遣さんや上司からは分かりやすくなったと言ってもらえました

[7. 匿名]

[8. 匿名]

共有のものなら勝手に整理しないほうがいいし、新人ならいきなり上司に相談するのも慎重になったほうがいいと思う
使いづらくてもなんとかそれでやってみて、職場と仕事に慣れてきてから改善提案するくらいでよいのでは？

[9. 匿名]

>>1
わかる。
センスない会社はフォルダとかまとめ方とか統一性なくて分かりにくい。

[10. 匿名]

暇な時にフォルダの中にフォルダを作る遊びをずっとしている

[11. 匿名]

自分の担当外の問い合わせの時、本当に困ってます。だから、整理したいと提案してやろうとしたけれど、自分の業務こなしながら出来るレベルのゴチャゴチャでは無かった。
そうしている間に、みんながどんどんいらないファイルを保存して整理もしない。

[12. 匿名]

業務に余裕がなくなるとデスクトップがアイコンだらけになって精神衛生上良くない。

[13. 匿名]

そんなんだったら私、秒で辞める。責任取れないし後に大きなトラブルに成長するの必至だから

[14. 匿名]

>>1
働いて1週間経ってないなら余計な事しないかな
主さんが見て整理されていないって思っても他の人は問題なく業務出来てるならそれで良いと思う

[15. 匿名]

相談しません｡
自分のパソコンでだけ､やりやすいようにショートカット使ってカスタムする｡

[16. 匿名]

入社してすぐならしばらく様子見したほうがいい

[17. 匿名]

>>1
まだ3日目でしょ？
私なら暫くは何も言わない。
自分が使う物だけショートカットでデスクトップに置いとく。

[18. 匿名]

うちはフォルダ管理してる人がいるからその人に相談かな
スキャンデータがとぶフォルダにデータをそのまま放置してるのは一定期間過ぎたら告知なく消してます

[19. 匿名]

整理したい気持ちはわかるけど、やってはいけない。古参はそれが出来ないからやっていないのであって、各自それなりに整理出来ている。みんなデスクトップに貼りまくりだよ。私はそれが嫌いなので、最初は大変だったけどありかを覚えたよ。たまに先輩のお役に立っている。

[20. 匿名]

>>1
まだ入社5日目って事？
今は余計な事言わない方が良いと思う。一年位したら目標管理のネタにすれば良いよ。

[21. 匿名]

クイックアクセスにピン留めしてる

[22. 匿名]

共有フォルダだとショートカットつくって使ってる人いるから勝手に移動するとみんな混乱するよー

[23. 匿名]

>>9
フォルダ名と中に入ってる資料が一致していないと、何でここに？となるから覚えられないんだよね
共有フォルダを見たらそこのグループは業務をどのように管理して運用しているのか分かるようになったよ

[24. 匿名]

>>1
入ったばかりでそういうことは言わないかな、私なら。
せめて入社一年くらいたたないと、やり方についてのご意見は言いづらい
でも共有フォルダがめちゃくちゃなのはイライラするよね。わかる。

[25. 匿名]

>>2
コラッ

[26. 匿名]

>>1
検索かければいいのに

[27. 匿名]

ショートカットを作るか、エクセルでリンク一覧を作るか。共有フォルダは勝手に触らない方がいいよ。

[28. 匿名]

ぐちゃぐちゃ系の人から引き継いだフォルダに絶対要らないだろって資料けっこうあって
作りかけ資料とか同じの何個もとか大昔のマニュアルとか明らかに不要そうなものは捨てて、
それ以外の要るのか要らないのかよくわからないものは「一応保存」フォルダ作って全部そこにぶちこんでスッキリしたよ。
10人以上そのフォルダ見てるけど何も言われないし何も問題にならない。「一応保存」フォルダはここ数年誰も開いてない。

[29. 匿名]

主です！
すぐに採用されてビックリです。
正式には３月の中旬から働き初めているので、数週間経っています。あまりにも汚くてこの会社…大丈夫かな？と不安になりました。
まだ意見するのは早いですよね。それにショートカットを作っていると移動させるとややこしくなるんですね。
いろいろな意見を参考にさせていただきます！

[30. 匿名]

>>1
まだ入社して1週間も経ってなくて仕事もまださわりしか教わってないはずなのに、フォルダの分類がめちゃくちゃだって言い切っちゃう新人って、ある意味すごいと思う

[31. 匿名]

>>28
そういう資料いっぱいある！
絶対見てないし使わないだろ！っていう資料がたくさんあってフォルダの容量を圧迫しているのに、「会社方針でフォルダを整理しろと言われた時のために取っておく」とか言ってそのまま残してる
20年も30年も前のデータなんて使わないのに

[32. 匿名]

>>8
同意。新しく入った人、いくら時間ある時に各フォルダに何のファイルが入ってるか見ておいてねと言っても理解してない。そういった提案は、まずは一人前に仕事できるようになってからだと思う。

ちなみに私も、たまにしか使わないフォルダ探す時間がもったいないので自分のデスクトップにフォルダ作って業務ごとのショートカット作ってすぐに飛べるようにしてるよ。

[33. 匿名]

>>2
やっば（笑）

[34. 匿名]

>>29
みんなショートカット作ってるよ
感覚や習慣で仕事してるから○○の書類はココってなんとなく把握しているんだよね

だから、しばらくはよく使う所はショートカットとかで対応して、フォルダをよく見てどこに何があるか知っておいた方がいいよ
整理する場合は半年や1年経ってからエクセルとかで整理案を出して、合意を得てから一気にやる
あと上司とキーパーソンを味方につけておいた方がいい

[35. 匿名]

まぁでもファイル管理にセンスない人はいるよね。同じような内容が色んなExcelに入ってて、どれが最新か分からないとか。古いファイルはどんどん整理したい派だからその辺適当にされるとイラつく。

[36. 匿名]

>>28
自分の前にいた人がぐちゃぐちゃ系だと、後の人がまじで苦労する🥲

[37. 匿名]

>>1

上司に相談して、整理しました。

業務ごとにフォルダにまとめてほしいのに、「加藤」とか「鈴木」とかで歴代の担当者ごとに業務フォルダ分けられてたら最悪ですよね。

[38. 匿名]

うちの職場も同じ感じ
私は派遣だし勤務始めて8ヶ月位しか経ってないから、むちゃくちゃ気になるけど黙ってる
よく使うフォルダはショートカット作るなりして工夫するしかないよね

[39. 匿名]

>>1
私の後にきた新人さん。
私が引き継ぎをする前に、机の中のもの処分しててびっくりした。新人はしばらくおとなしくしといた方が無難。

[40. 匿名]

>>37
私、なんかのトピで書いたことあるけど、マニュアルや手順書がないのに手順書フォルダがあったよ
リーダーに「手順書フォルダに手順書がないのですが、手順書はどこにありますか？」と聞いたら「手順書はありません」と言われて初めて手順書がないと知ったよ
手順書がないのに何で手順書フォルダがあるのよ…
個人名のフォルダも取扱が面倒だよね

[41. 匿名]

>>2
うわーーー！！死にたくなる((((；ﾟДﾟ))))

[42. 匿名]

>>2
バカ❤️

[43. 匿名]

このトピにいる人は、この話どう思うんだろう。
マウントだなんだ騒ぐ人が多かったけど、こんなの常識じゃんね。みんな情報整理の概念ないんだなーって。

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[44. 匿名]

>>2
コートロールじわ

[45. 匿名]

>>10
嫌味じゃなくそんな暇な時間あるの心底羨ましい。

[46. 匿名]

共有のフォルダは下手に何かしようとしない方がいいと思うよ
自分が使うものだけショートカットを作っておいたり、こういう時はここにあるこれ、みたいな感じでパスをメモしておいてる

[47. 匿名]

あるおじさんが2010年度の顧客フォルダをコピーして2011年度フォルダを作り顧客ファイルを追加
2012年度以降も同じように作るからその部署のサーバーのメモリが極端に少なくなってた

[48. 匿名]

上司は外回りがほとんどなので、しょっちゅう出先からこの書類を客先へメールしといてーとか、この書類を携帯に送ってーとか指示があるんですが、上司のパソコンはとにかくごちゃごちゃ。
デスクトップには画面いっぱいにフォルダやらデータがごちゃごちゃに保存されてあって、そこから探し出して…って作業が本当に大変。
何の規則制もなく乱雑に保存してあるのでまさにウォーリーを探せ状態。
もっと整理して欲しいけど、上司のパソコンなので何も言えず。私が探すのに時間がかかってると明らかに電話口でイライラしだすし…少しは他の人でも見やすいように整理して欲しい…

[49. 匿名]

>>2
これするとどういう状態になるんですか？

[50. 匿名]

>>1
気になるよね〜

共有フォルダの場合、勝手に保管場所（ディレクトリ）変えちゃうとショートカットでアクセスしてた人が入れなくなっちゃうから必ず関係者に合意取ってからのほうがいいと思うよ　せっかくいいことに気づいたのに煙たらがれたらもったいないから！

[51. 匿名]

>>1
まだ入社して数日なのに、みんながやってる仕事って時間の無駄ですよね。もっと効率的にやればいいのに。って言ったうちの新入社員思い出した。

[52. 匿名]

>>43
実際に連絡したメールを見てないからなんとも言えないけど、日付はちゃんとつけて欲しいよね

[53. 匿名]

>>6
今の部署の上司がフォルダ整理とか出来ない奴で、異動仕立ての頃はかなりイライラした。

[54. 匿名]

それだけグチャグチャで使いづらければ、ショートカット作って自分用のフォルダを作成しながら作業するのはどうだろう？
で、職場に馴染んだ所で整理を申し出るかな…

[55. 匿名]

ファイルは自分のパソコンにインストール
終業時に上書きが基本

[56. 匿名]

勝手にエクセル入ってるフォルダ整理なんかされると関連ファイルが全部めちゃくちゃになるから本当にやめてほしい
やるなとは言わないからまずはどういう業務でファイルが使われてるかくらい把握して、そのフォルダ使用しているひとに連絡と許可取ってからやってほしい

[57. 匿名]

>>7
この一式、100万円コースだね

[58. 匿名]

>>57
高い😫

[59. 匿名]

>>2
「コントロール」の書き間違い前提で、
コントロール＋Aボタン＝全選択というショートカットがあって、その上でデリートボタン押したら全部消えると言うことですね。

[60. 匿名]

>>59

↑アンカー間違えました。
>>49さん宛です。

[61. 匿名]

>>60
ありがとうございます！