ガールズちゃんねる

要点をまとめるのが苦手

108コメント2020/10/04(日) 13:24

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  • 1. 匿名 2020/10/02(金) 22:05:06 

    最近転職したのですが、電話対応がたくさんある職場みたいです
    電話を受けても分からないことばかりなので保留にして先輩に質問するのですが、そのときにどうしても話を上手くまとめられません
    簡潔にまとめたいのですが、まとめようとすればするほど削りすぎたりして伝わらなくなってしまいます
    伝わらなくて補足をするときは、要らない情報までダラダラ伝えてしまったり…
    昔はおしゃべりで上手く話せるタイプだったのですが、私のことを嫌いな女子に「お前の話は聞きたくない!」と言われたのがトラウマになっているせいだと思います…
    なるべく短く話そうとして、いつも失敗してしまいます
    同じように、要点をまとめるのが苦手な人いませんか?
    また、上手い人は、どうするように心がけていますか?
    職場を変えるたびに、困ったことがあっても上手く伝えられずに自分が嫌になります
    要点をまとめるのが苦手
    返信

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  • 2. 匿名 2020/10/02(金) 22:05:58  [通報]

    まず結論を言う。
    返信

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  • 3. 匿名 2020/10/02(金) 22:06:10  [通報]

    わかるわ~
    頭の回転が遅いんだよな~
    返信

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  • 4. 匿名 2020/10/02(金) 22:06:18  [通報]

    いつ
    どこで
    だれが
    だれと
    何をしたか

    ゲームだと思って、 
    これを基本にメモる。
    返信

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  • 5. 匿名 2020/10/02(金) 22:06:49  [通報]

    その女をぶっ飛ばせばスッキリしてトラウマも治りそう
    返信

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  • 6. 匿名 2020/10/02(金) 22:07:20  [通報]

    私もですよ!
    「つまり」はつまってないし
    「要するに」も要ってないって言われる
    返信

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  • 7. 匿名 2020/10/02(金) 22:07:38  [通報]

    保留じゃなくて折り返しにすれば?
    返信

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  • 8. 匿名 2020/10/02(金) 22:07:42  [通報]

    慣れもある。
    マシになってくるよ
    返信

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  • 9. 匿名 2020/10/02(金) 22:08:06  [通報]

    先輩に質問してからまとめてる段階だからそうなるんだと思う。
    自分で理解できてて説明できるようになると、だんだん上手く説明できるようになると思います。
    返信

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  • 10. 匿名 2020/10/02(金) 22:08:12  [通報]

    よくオッサンにいるけど「えー要するにー」が口癖な人いるよね
    返信

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  • 11. 匿名 2020/10/02(金) 22:09:08  [通報]

    >>2
    これに尽きるね。
    結論はこれです、の後に、いつ誰が何をどうしたかってつなげていけば、だいたいイケる。
    返信

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  • 12. 匿名 2020/10/02(金) 22:09:33  [通報]

    「情報を整理して伝える作業が苦手なんであなたの時間を使って思いついた順にしゃべります。まとめる作業はそちらでやってほしい」って同僚に言われた時はびっくりしたな…笑
    返信

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  • 13. 匿名 2020/10/02(金) 22:10:10  [通報]

    1番大事な事をまず質問してレス来たら次に聞きたい事質問。思いのたけを言わないで
    返信

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  • 14. 匿名 2020/10/02(金) 22:10:10  [通報]

    上手くまとめられなくて結局1から10まで全部話すから要点まとめろよみたいな嫌な反応される
    返信

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  • 15. 匿名 2020/10/02(金) 22:10:30  [通報]

    ガルちゃんでも長々と書いてる人と2行ぐらいで分かりやすい人がいる
    返信

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  • 16. 匿名 2020/10/02(金) 22:11:04  [通報]

    自分が話したい事じゃなくて、相手が聞いてる事だけ答える
    返信

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  • 17. 匿名 2020/10/02(金) 22:11:46  [通報]

    5W1Hだっけ。いつ誰がどこで何をどうするっていうメモが一番簡潔で分かりやすいので、それを徹底すればいいと思うよ。
    返信

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  • 18. 匿名 2020/10/02(金) 22:11:47  [通報]

    エレカシ宮本さんの「要するに…」は
    全然要されていない。
    返信

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  • 19. 匿名 2020/10/02(金) 22:12:08  [通報]

    >>1
    この文章も要点まとまってない感じがする。
    そして、文章をまとめようとするときにあたふたするのはトラウマのせいであっても、文章がまとめられないのはトラウマのせいではない。
    返信

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  • 20. 匿名 2020/10/02(金) 22:12:45  [通報]

    >>4
    それ電話で役立つ?
    返信

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  • 21. 匿名 2020/10/02(金) 22:12:51  [通報]

    まわりの人に協力してもらうことになるけどネットニュースをざーっと読んで3行から5行にまとめて、それを読んでもらって理解できるか聞くといいよ
    何度もやるとどんなに長い文章や情報量の多いものでも簡潔に伝えられるようになるよ
    返信

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  • 22. 匿名 2020/10/02(金) 22:14:17  [通報]

    >>1
    >要らない情報までダラダラ伝えてしまったり…

    まさに昔のトラウマの話は要らない情報
    返信

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  • 23. 匿名 2020/10/02(金) 22:14:33  [通報]

    私も苦手で6年くらい働いたけど全くうまくならなかったから電話対応のない職場に転職したw
    返信

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  • 24. 匿名 2020/10/02(金) 22:15:00  [通報]

    図式化する。結論は何か。どういう問題や課題があるか。それをクリアするにはどうすべきか。考えた上で、相手に合わせてどんな説明をすれば伝わるか骨組みを考える。あとはその場の空気で付け加えること、削ることを感じながら説明する。
    返信

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  • 25. 匿名 2020/10/02(金) 22:16:48  [通報]

    電話対応は慣れだと思う
    仕事に慣れると理解できるようになると思う
    主は職場が変わるたびに…だから慣れてないだけじゃない?慣れたら相手が仕事で何を聞きたいか分かるし答えられる様になる
    返信

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  • 26. 匿名 2020/10/02(金) 22:17:41  [通報]

    >>6
    これはほんとにある
    「つまり」「要するに」を多様する人は話が長いのにわかりにくいし纏まってない
    相手に伝えるよりも自分が話したい事を言うだけってイメージ
    返信

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  • 27. 匿名 2020/10/02(金) 22:17:51  [通報]

    電話を取る仕事をしました。
    新人はどうしたら電話の仕事に慣れるかわかります。それは先輩にどーいう電話が多いか聞くしかありません。先輩はめちゃくちゃ電話取ってるのであなたがどのような電話を取り、(大体ですが)どこの誰とやり取りしたのかわかってますよ。沢山電話取れば次第にわかるようになりますが新人で電話慣れしたいなら先輩にどのような電話がくるか聞くしかないです。それが嫌なら電話きた瞬間にメモする練習をしましょう。電話以外にFAXもあると思うので全部に目を通し、解決方法を先輩に聞くのもいいでしょう。
    返信

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  • 28. 匿名 2020/10/02(金) 22:18:01  [通報]

    こういう人いるんだよね…
    客側の立場からすると、質問するたびに何回も「少々お待ち下さい」と言われるので、「すみませんが分かる方に代わってもらえますか?そのほうが早いので」って言っちゃう。
    申し訳ないけど、頼りない人にこちらもダラダラ付き合ってられないので、だったら的確に答えてくれて早く終わる人のほうが時間も無駄にしないで済むし。

    新人さんなら仕方ないけど、ある程度長いのにそんな人は向いてないのかもね
    返信

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  • 29. 匿名 2020/10/02(金) 22:18:54  [通報]

    >>1
    長い文なら文章の最後に。を打とう。
    返信

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  • 30. 匿名 2020/10/02(金) 22:19:26  [通報]

    >>14
    10秒で済む話をダラダラ何分も聞かされるのは辛い
    返信

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  • 31. 匿名 2020/10/02(金) 22:21:53  [通報]

    初めてトピ立った!
    みなさんありがとうございます
    5W1Hのことは、今日先輩にも言われました
    聞き慣れない言葉がたくさん出てくるのですが、聞き取ってメモをしながら、さらに要点を整理するのが難しいです
    みなさんの話を参考に慣れていきたいです!
    良かったら、まだまだたくさん教えてください
    返信

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  • 32. 匿名 2020/10/02(金) 22:23:52  [通報]

    慣れればできるようになるよ

    昔一人で内線1機・外線2機取りながら来客対応していた時期があって最初は泣いてたけどすぐに阿修羅像みたいに対応できるようになりました。
    上達のコツは逃げないことではないでしょうか。どうしたらもっと効率良くできるか、もっと分かりやすくなるか、もっとシンプルになるか、考え続けて改善し続けることで変われると思います。
    返信

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  • 33. 匿名 2020/10/02(金) 22:24:21  [通報]

    電話の時のメモはどうやって取ってるんだろう。
    メモ取ってないなら、まず取らないと要点はいつまで経ってもわかんないんじゃないかな。
    メモさえとってればそこに要約されてるはずだから、それを見ながら聞けばまとまってないかな。
    返信

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  • 34. 匿名 2020/10/02(金) 22:25:31  [通報]

    >>1を読む限りでは、最初の方で言いたいことが伝わるし、うまく纏まっていると思います
    返信

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  • 35. 匿名 2020/10/02(金) 22:26:05  [通報]

    >>1
    担当が在席なら最悪、誰から何の要件かだけ伝えればいいよ
    細かい事言われても自分が絡んでない案件だとさっぱり分かんないし
    返信

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  • 36. 匿名 2020/10/02(金) 22:28:01  [通報]

    わかります、だから作文とかもすごく苦手😓
    返信

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  • 37. 匿名 2020/10/02(金) 22:28:45  [通報]

    要点というか…主語が飛んでなんの話してるのかわからないと言われる。なんの話してるのかわからないと言われてすごく凹んで毎日病む。
    返信

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  • 38. 匿名 2020/10/02(金) 22:29:05  [通報]

    >>28
    対応する側だけど電話で専門的なことを聞かれた時、わからないのでその都度保留押して聞くことがある。
    申し訳ない気持ちでもやもやする。かわるの嫌がられるからわかる人にと言ってもらえるとすごく助かる。
    返信

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  • 39. 匿名 2020/10/02(金) 22:30:11  [通報]

    オウム返しで先方の言うことを繰り返して言ってみたら?
    返信

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  • 40. 匿名 2020/10/02(金) 22:30:22  [通報]

    >>30

    そのくせ「要するに〜」「話をまとめると〜」などを挟む
    返信

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  • 41. 匿名 2020/10/02(金) 22:30:59  [通報]

    >>20
    それを相手側に確認してから、上司に報告する流れってことじゃない?
    返信

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  • 42. 匿名 2020/10/02(金) 22:34:26  [通報]

    島田紳助を思い浮かべたらどうでしょう?
    彼は人にしゃべる前にいくつもの返す言葉を決めています。それだけ頭の回転が速いんです。話す前に結論を思い浮かべてると良いかもしれません。
    返信

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  • 43. 匿名 2020/10/02(金) 22:34:31  [通報]

    >>33
    箇条書きにして自分が理解するまで相手とコミュニケーションをとる
    電話を切る前に最後に要件の間違いがないか確認する
    返信

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  • 44. 匿名 2020/10/02(金) 22:35:11  [通報]

    主です
    メモは、手が追いつく限り言われたことをほとんどそのまま書いています
    確かに慣れもあると思うのですが、要点をまとめるのが上手い人は最初から上手く伝えられてるよなーと思って…
    ちなみにメーカー工場の受付事務で働き始めました
    返信

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  • 45. 匿名 2020/10/02(金) 22:35:33  [通報]

    >>1
    主の文、長い
    ガルちゃんでも短文にまとめるのを心がけたら?
    返信

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  • 46. 匿名 2020/10/02(金) 22:36:11  [通報]

    短く話そうと言うより、言われたことを確実に伝える努力のほうが大切じゃないかな。短く話そうと努力しなくてもそのうち削がれていくだろうけど、大事なところがわからないなら忠実にメモを取るのが大事じゃない?
    返信

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  • 47. 匿名 2020/10/02(金) 22:38:48  [通報]

    要点がまとまらずダラダラと話の長い人、会話しててイライラしちゃう。例えるとつまらないクイズの謎解きを強制的にさせられてる気分になる。
    返信

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  • 48. 匿名 2020/10/02(金) 22:38:53  [通報]

    >>28
    逆に思い付く質問全部まとめてから連絡下さい。
    全てまとめて返答するので、って言ってる。
    返信

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  • 49. 匿名 2020/10/02(金) 22:39:29  [通報]

    >>1
    相手の言っていることを復唱していますか?
    先輩は恐らく主さんが電話応対しているときに聞いていると思います。例えば、
    お客さん「AとBの商品の違いを教えてください」
    主「確認いたします。少々お待ちください」
    ではなく、
    『AとBの商品の違いでございますね?確認いたします。少々お待ちくださいませ』
    としてみてはどうでしょう。
    返信

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  • 50. 匿名 2020/10/02(金) 22:41:42  [通報]

    >>1
    相手の察しの良さにもよるから経験値の差じゃないかな。
    返信

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  • 51. 匿名 2020/10/02(金) 22:42:09  [通報]

    >>14
    同僚2人がこれです。
    聞いてて本当に疲れるので、仕事以外の話は聞いてるフリして全然聞いていません。
    返信

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  • 52. 匿名 2020/10/02(金) 22:42:36  [通報]

    >>22
    たしかに
    過去のトラウマとか関係なくて元々口下手なのは認めたほうがいいと思った
    返信

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  • 53. 匿名 2020/10/02(金) 22:45:03  [通報]

    話すのが、ある程度得意でないと、難しいのが本音です。
    返信

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  • 54. 匿名 2020/10/02(金) 22:45:43  [通報]

    >>24
    フローチャートを作ると分かりやすい
    返信

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  • 55. 匿名 2020/10/02(金) 22:50:15  [通報]

    >>33
    いつ 誰から 何の件 どうしたいか
    返答はいつまでに どこへ → 復唱
    って感じでやってる。

    今日の午前中、○○様より
    プリンターの修理見積り 取りたい
    何時までに 指定連絡先へ折り返し希望 → 復唱
    みたいな。

    きちんと相手に伝える気持ちがある人だと、受ける側は楽
    返信

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  • 56. 匿名 2020/10/02(金) 22:50:28  [通報]

    電話対応は慣れたらちゃんと話せるようになるよ
    今は焦りもあるんじゃない?
    落ち着いて頑張ってね!
    返信

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  • 57. 匿名 2020/10/02(金) 22:51:34  [通報]

    >>53
    話すよりも相手の話をよく聞く人のほうが理解力があって伝え方が上手だよ
    返信

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  • 58. 匿名 2020/10/02(金) 22:55:03  [通報]

    電話対応に困ってんじゃなくて、先輩に伝えるのが困ってんだよね。前者ならユーチューブに転がってる動画で研究してねといえるけど、後者ならあなたと先輩の問題だからなぁ〜。
    返信

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  • 59. 匿名 2020/10/02(金) 22:55:08  [通報]

    マイナス魔やめてー
    返信

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  • 60. 匿名 2020/10/02(金) 22:55:15  [通報]

    1から10まで全部説明しないと真実か伝わらない気がしちゃって不安なんですよね。でも結果、わかりにくくて余計伝わってない自覚はある。
    結果から話すようにはしているけど、その後に結局長〜い説明を付けてしまう。
    どこを省いていいのか判断できるようになりたい。
    返信

    +4

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  • 61. 匿名 2020/10/02(金) 22:57:51  [通報]

    >>44
    「なるほど、では一旦確認いたしますので少々お時間いただけますでしょうか」で、話をまとめる自分の時間をキープしてから返事を返すとかはだめかな?あと、お客様の言葉を復唱しておくと側の先輩や同僚が「こりゃヤバい案件だな」って時には助け舟出してくれる時があるかも。笑
    返信

    +2

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  • 62. 匿名 2020/10/02(金) 23:02:16  [通報]

    要点だけ掻い摘んで伝えてほしい人と、一から順を追って説明して欲しい人がいるよね
    返信

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  • 63. 匿名 2020/10/02(金) 23:10:30  [通報]

    主です
    みなさんありがとうございます、とても参考になります!
    どんな電話が多いですか?と先輩に聞いたのですが、本当にいろんなことを聞かれると言われました
    実際に、予想もできないような内容の電話がかかってきます
    復唱はしているのですが、忙しい部署なので、先輩は私が保留にして呼びかけるまで話を聞いていないことが多いです…笑
    今夜寝る前に、いろいろ読みながら5W1Hをまとめる練習をしてみようと思います!
    返信

    +2

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  • 64. 匿名 2020/10/02(金) 23:15:37  [通報]

    >>14
    人に話しかける前に、中身がどんなカテゴリか整理しておくと良いかも。
    ●自分が何かをしたい
    ●相手に何かをして欲しい
    ●情報共有(現状報告)
    そんで話す時にまず👆のタイトルから切り出す。
    特にお願いをしたい時は、スパッと勇気持って言い切っちゃう。
    多分コレだけで「で、結局何?」ってなる率はぐんと減るんじゃないかな〜?私も苦手だけど、この辺は意識してる。

    しかし長文な私に説得力はないよね、まだまだ修行がたりない(笑)お互い頑張ろう。
    返信

    +9

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  • 65. 匿名 2020/10/02(金) 23:15:51  [通報]

    >>1
    その女、なに?
    そんなゴミ女の言葉忘れた方がいい。
    返信

    +3

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  • 66. 匿名 2020/10/02(金) 23:16:30  [通報]

    >>2
    要点を言えと言われるから要点を言うと、
    要点だけ言われても全体が分からないから流れを言えと言われる矛盾。


    結局どっちから言っても怒られる
    返信

    +7

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  • 67. 匿名 2020/10/02(金) 23:19:07  [通報]

    >>63
    どんな電話が多いですか?〜ウンヌン〜多いです…笑

    まで全部いらないかも。
    話の本筋とは関係ないから。
    返信

    +0

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  • 68. 匿名 2020/10/02(金) 23:19:23  [通報]

    >>1
    >昔はおしゃべりで上手く話せるタイプだったのですが、私のことを嫌いな女子に「お前の話は聞きたくない!」と言われたのがトラウマになっているせいだと思います…

    主、多分原因は違うよ。普段のお喋り上手くても仕事での説明下手な人はたくさんいる。私もそう。ごめんね、人のせいにしてるのが気になってしまって。
    返信

    +8

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  • 69. 匿名 2020/10/02(金) 23:21:12  [通報]

    同じこと2回繰り返す人いない?

    「大事なことだから2回言いました」とはまた違うんだよね。

    返信

    +3

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  • 70. 匿名 2020/10/02(金) 23:21:42  [通報]

    >>66
    要点いってから説明すればいいんじゃない
    結論言ってから説明に入る
    返信

    +2

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  • 71. 匿名 2020/10/02(金) 23:21:43  [通報]

    皆そんなに上手くないよ。だから説明や答え方のマニュアルがあるんだよ。
    返信

    +2

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  • 72. 匿名 2020/10/02(金) 23:22:03  [通報]

    結論までが長い人いるよね

    まず結論聞いてからならその説明も聞けるのに
    返信

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  • 73. 匿名 2020/10/02(金) 23:24:17  [通報]

    >>63
    休憩時間とかに雑談はできる雰囲気かな?
    先輩の返答の仕方や言い回しなんかを真似してみるために、過去対応した事案の話を聞いてみるのはどうだろう?
    「今までで大変だった複雑な対応ってどんなのがありましたか?」って。苦労話はだいたいみんな嬉々として話してくれる事が多いから。笑
    武勇伝とか愚痴になると鬱陶しいけど、拾い方によっては学びも多いと思う。
    返信

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  • 74. 匿名 2020/10/02(金) 23:31:44  [通報]

    先輩もどんな電話が掛かってくるかよくわかってないのかもしれませんね。確かに電話対応で返答するパターンは100通りそれ以上あるかもしれませんね。でも、どんな電話掛かってくるかはそんなにはないと思いますよ。30も40もないと思います。私は大きく分けて5か6ぐらいでしたよ。

    どんな電話がくるか仕事終わりにメモしとくといいかもしれませんね。世の中には凄いプロフェッショナルっていますからね。例えば美味しいイチゴを作るために日射角度とかメモして、この角度が1番美味しいとかメモしてる人とかいるんですって。メモをして考察する癖をつけとくといいかもしれませんね。
    返信

    +1

    -0

  • 75. 匿名 2020/10/02(金) 23:40:04  [通報]

    >>67
    主です
    要らないと言われた部分は、他の方の書き込みを受けて書いたことです
    アンカーつけた方が良かったですね
    すみませんでした
    返信

    +3

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  • 76. 匿名 2020/10/03(土) 00:04:59  [通報]

    頭が悪いので話を簡潔にするのが苦手。上司に「まどろっこしいなー」と言われた
    返信

    +2

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  • 77. 匿名 2020/10/03(土) 00:24:28  [通報]

    >>1
    ①結論
    ②説明
    ③まとめ、結論
    確かこうしなさいとテレビでデーモン閣下が言ってたよ!
    返信

    +1

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  • 78. 匿名 2020/10/03(土) 00:25:24  [通報]

    私もめちゃ苦手
    返信

    +1

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  • 79. 匿名 2020/10/03(土) 00:28:50  [通報]

    要点おさえて話しても相手が察しのいい人ならいいけどね。察しの悪い人は理解しないままほっといて大事になる
    返信

    +2

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  • 80. 匿名 2020/10/03(土) 00:35:43  [通報]

    小さい頃にお前の話は要点がわからないと言われたのがショックだったけど、気をつけて話すようになったら言われなくなった 慣れだと思う
    返信

    +1

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  • 81. 匿名 2020/10/03(土) 00:49:40  [通報]

    私も分かりやすく説明するのが苦手で以前上司に相談したら、練習である程度上手くなると言われました。
    まずは紙に書いてそこから優先順位を決めてまとめるようにと。
    返信

    +4

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  • 82. 匿名 2020/10/03(土) 00:55:44  [通報]

    >>1の文なら
    7行目から17行目(うまくまとめられない、トラウマ、短くしようとして失敗)はいらないね
    コミュニケーションって一方的なものではないから、主さんの話を聞いて疑問に思うことがあれば相手もその場で質問するでしょ
    一度に全部説明しようとしなくていいんだよ
    慣れるまでは一問一答くらいの気持ちで話してみてはどうかな?
    返信

    +1

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  • 83. 匿名 2020/10/03(土) 01:10:26  [通報]

    >>1
    まずこの文を箇条書きにしてみる。
    そういったことをガルちゃんで繰り返し練習する(トピに沿って)。
    平たく、短く、わかりやすく。

    返信

    +1

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  • 84. 匿名 2020/10/03(土) 01:24:33  [通報]

    >>1
    分かります!辛いですよね!!
    私も同じです!
    特に電話対応はスピードが求められるので、なおさら難しいですよね!

    分からないと言っても、ビジネスの顧客と一般の顧客では対応策が違うこともありませんか?
    専門用語が分からないだけなのか・・・接客的な対応の仕方が分からないだけなのか・・・。

    私も似たようなことで悩んでるんですけど、例えば主さんの文で言うならば、

    ①話が人に上手く伝わらず困っている。
    ②自分では要点をまとめる力が足りないのが原因だと考えている。
    ③どうすれば要点を上手くまとめられるか知りたい

    こんな感じで(下手なりにまとめると・・・)、
    ①一番解決したい要望
    ②自分で考えた原因または解決法
    ③相手の答えを聞く
    ↑みたいに分解してフォーマットを作ってしまう。
    対応できなければ都度増やす。
    そして日々練習。
    って感じにやったりしてます。

    あとは話し方の本を読んだり、良い質問の仕方を検索したりしてます。
    一進一退で失敗してばっかりですが😅
    返信

    +2

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  • 85. 匿名 2020/10/03(土) 01:35:27  [通報]

    一から十まで事細かに話す人いるよねw
    返信

    +1

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  • 86. 匿名 2020/10/03(土) 01:53:53  [通報]

    結論からいうと電話対応になぜあたふたするかというと知識不足なんですよ。それを解決するなら先輩に色々聞くか、教えてくれないなら他の(同じような)職場をネットとかで調べてみるといいかもしれませんね。あなたと同じ仕事、同じ悩みを持った人が日本国中に沢山いますからね。
    相手が何の用で何に困ってるか意図を汲み取ってあげる事、そして的確に返答してあげる事です。あと、返答する時はちゃんと言い切ってあげると良いですよ。キング牧師やケネディ、田中角栄はなぜ支持率が高かったかというと演説で言い切ってるからです。
    返信

    +2

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  • 87. 匿名 2020/10/03(土) 02:09:37  [通報]

    既出ですが先ずは要点・結論から話す。
    女性は簡潔に伝える事が苦手な人が多いと思います。
    女性の脳の構造がそうなんだと自分は解釈していました。
    私もそうでした。

    結論から話さないと相手もイライラしているのが伝わって来るんですよね(苦笑)

    なのでとにかく「結論から申し上げると…」と伝えるように気を付けたら相手も真剣に聞いてくれる事に気が付きました。

    その上で自分ではわからない事があれば直ぐに上司・同僚にヘルプを頼み、メモを取る。
    その中で最低限相手に伝えなければならない事を赤ペンで記入したり、とにかく色別にメモる。
    私は視覚から入ってくるタイプなのでこれがいちばん効果がありました。
    (ちなみに普段4色ボールペンを使用)

    そうするとおのずと頭の中で整理がつき、相手にも上手く伝えられるようになりました。
    参考になるかはわかりませんが、視覚で入って来るタイプでしたら是非試してみてください。

    返信

    +2

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  • 88. 匿名 2020/10/03(土) 02:23:56  [通報]

    >>1
    同じかも!
    こういう場合どうなりますか?っていう問い合わせの、こういう場合を説明するのが難しいんだよね。
    メモの様式を作っておくのはどうかな?
    何について困ってるか(○○の手続き)、誰が困ってるか(本人、本人の家族)、どうして困ってるか(必要書類が準備できない、本人ができない)、どういう事情があるか(紛失、時間がない、ケガ、認知症)みたいな。

    保留にすることで焦るなら、折り返しにするのもて。
    返信

    +0

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  • 89. 匿名 2020/10/03(土) 02:33:16  [通報]

    >>63
    会社のホームページによくある問い合わせがあれば、それを印刷してインデックスとかつけたり、暇な時に読んでればいいと思う!
    返信

    +0

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  • 90. 匿名 2020/10/03(土) 04:38:37  [通報]

    電話は慣れじゃない?
    あとはメモしてそれを見ながら「○○さんから××について聞かれたんですが分からないので教えてくれませんか?」と電話で聞いた内容を正しく聞ければ大体わかってくれると思う。
    足りない情報があるなら聞かなきゃいけないことを先輩に全部教えてもらってメモする。
    あとは電話を受けてる間に分からなくても出来るだけ詳細に聞き出す。

    まぁ、偉そうに言う私はめちゃくちゃ話下手なんだけどね。
    3回同じ話をしないと綺麗にアウトプットできないから「で?何が聞きたいの?一回で言ってくれない?」とよく言われる。
    分からないうちは要点をかいつまむなんて無謀だし短くする必要ないんじゃね?と思うけどそれじゃダメなんかな〜
    返信

    +1

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  • 91. 匿名 2020/10/03(土) 04:52:00  [通報]

    頭が悪いとか要領が悪いとかは個人的には逃げだと思ってしまう。
    こういうのは訓練で、場数踏めば向上する。向上しない人は思考停止してるだけな気がする。
    相手の立場になってどういうふうに説明されたら一番手短にわかるか?を考えるトレーニングを、新卒のときにやらされた。はじめできない人も繰り返しやれば必ず出来る。正しい努力すればできるから、試してほしい
    返信

    +0

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  • 92. 匿名 2020/10/03(土) 06:28:31  [通報]

    もうやってるかもしれないけど、電話の応答用のメモ用紙を作っておくと聞き逃し防止にはなると思います

    日時、会社名、氏名、誰宛に、何の件で、質問①②③
    折り返し要不要、みたいな感じのメモ用紙を作っておいて、メモしたらそのメモ用紙を渡しながら口頭で補足しつつ引き継ぐ感じでなんとか乗り切りました
    返信

    +0

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  • 93. 匿名 2020/10/03(土) 07:23:59  [通報]

    >>1
    起承転結で4つに分けましょう。

    ①転職し、電話対応が多く、
    話を簡潔にまとめて伝えられません 。

    ②話を削りすぎたり要らない情報まで
    ダラダラ伝えていつも失敗します。

    ③昔ある女子に「お前の話は聞きたくない!」
    と言われたのがトラウマになってるからです。

    ④要点をまとめるのが上手い人は
    どうするように心がけていますか?
    返信

    +0

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  • 94. 匿名 2020/10/03(土) 07:58:50  [通報]

    同僚に伝言がうまい人と下手な人がいます。
    2人の付箋メモを比べるとこんな感じです。

    例①
    《分かりにくい人》
    ○○会社 ○○様
    9:20 tel有り 090-1234-5678
    10/1 16時頃に来たメールを間違って削除? 見当たらないそうです。もう一度探してみるそうです。

    《分かりやすい人》
    ○○会社 ○○様
    9月分請求書再送お願いします
    送り先 ・・・・・・@co.jp
    9:20 ガル子

    例②
    《分かりにくい人》
    ○○会社 ○○様
    9:30 tel有り 03-1111-1111
    ○○の会にD様も来られます。
    参加費1,000円伝え済みです。

    《分かりやすい人》
    参加者変更
    10/20 15時 ○○の会
    A様、B様、C様→A様、D様 2名
    参加費 1,000円×2名 当日支払い
    9:30 ガル子

    例③
    《分かりにくい人》
    ○○会社 ○○スタッフ
    9/25の報告書がまだなので、早く出すようお願いしています。
    よろしくお願いします

    《分かりやすい人》
    ○○会社 ○○スタッフ
    9/25調査
    報告書提出期限9/30 未提出
    10/2朝一提出依頼
    取引先●●様には10/5までに提出予定

    返信

    +2

    -0

  • 95. 匿名 2020/10/03(土) 08:11:14  [通報]

    >>94
    例1の分かりにくい人は、本当にわかりにくいね
    返信

    +1

    -0

  • 96. 匿名 2020/10/03(土) 08:13:54  [通報]

    >>20
    5W1Hはどんなときでも役立つ!!!
    返信

    +2

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  • 97. 匿名 2020/10/03(土) 08:22:45  [通報]

    >>1
    電話対応での内容がわからないけど
    電話してくる相手も一応は「これを聞こう」と思って電話してきてるはずだから、それだけを伝えたらいいんじゃない?他に話された補足情報に惑わされてるんだよ。

    電話業務がメインのオペレーターなら保留より折り返しで、他のコメントにもあったように5W1Hで報告すれば伝わる。

    練習で日常の出来事を一言でまとめたり、本読んでこのページの要点はなにか?って考えたり。
    手っ取り早いのは伝わらなかったなと思う出来事にたいして自分でフィードバックすればそのうち上達してくるよ。
    返信

    +0

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  • 98. 匿名 2020/10/03(土) 08:28:06  [通報]

    主ですおはようございます!
    今日も出勤なので、分かりやすく伝えられるよう頑張ってみます
    書いてくださった方々ありがとうございます
    全てにプラス押しているのですが、なぜか数が反映されなくてごめんなさい
    返信

    +1

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  • 99. 匿名 2020/10/03(土) 08:33:01  [通報]

    >>64
    横からすまん、タイトルが一番大切だとおもう。
    同僚がタイトルなく、この●だけ話すから「主語は?」「で、なにが?」ってすごいなる。

    だらだら長いのも困るけど、自分のなかで理解してる話だからと、すっ飛ばして端的すぎるのもわかるか!ってなる。

    歴が長いひとならタイトルだけでどんな案件なのかも想像つくはず。
    返信

    +0

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  • 100. 匿名 2020/10/03(土) 08:35:40  [通報]

    >>66
    要点が要点になってないんだとおもうよ..
    返信

    +0

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  • 101. 匿名 2020/10/03(土) 08:51:57  [通報]

    >>63
    >>復唱はしているのですが、忙しい部署なので、先輩は私が保留にして呼びかけるまで話を聞いていないことが多いです…笑

    保留直前に復唱した部分だけ伝えたらいいのでは?
    「◯◯について◯◯の確認」と◯◯さんからお電話です
    みたいな。
    返信

    +2

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  • 102. 匿名 2020/10/03(土) 12:26:03  [通報]

    >>19
    >>1のこの文章はまとまってるし、困ってることもよく伝わるけど?足下見てない?
    返信

    +1

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  • 103. 匿名 2020/10/03(土) 12:28:48  [通報]

    >>24
    >>54
    仕事を覚えるのには良いけど、電話取り次ぐのにそんな事してる時間なくないかな?
    返信

    +1

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  • 104. 匿名 2020/10/03(土) 13:06:13  [通報]

    >>63
    一通り聞きながら書き文字として短い言葉で書く
    株式会社→kk
    製作所→s/s
    (固有名詞が)サンキュウ→39
    来社する予定があり→来予
    本條さんいらっしゃいますか→ →本J
    折り返しいただけますか→ ←本J
    など

    相手の説明もまどろっこしい事もあるので、私は理解は置いておいて要所要所書き残していって、全部書いてから改めて読んで把握してる。最後に大まかに「何をどうしてほしいらしい」を頑張って伝える。わからなければ噛み砕かず丸ごと伝える。固有名詞さえ間違ってなければ伝わるものだよ。




    返信

    +1

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  • 105. 匿名 2020/10/03(土) 20:18:56  [通報]

    主です!
    もう誰も見てないですかね?
    みなさんありがとうございました!
    これからも要点まとめる訓練を続けていこうと思います
    今日も上手く出来ずに凹んだのですが、出来ることは頑張りたいと思います!
    返信

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  • 106. 匿名 2020/10/03(土) 22:44:29  [通報]

    >>18
    男性に多いんよね。
    「要するに〜」から延々と話が続く人w
    返信

    +1

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  • 107. 匿名 2020/10/04(日) 02:46:25  [通報]

    >>15

    あ~。
    返信

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  • 108. 匿名 2020/10/04(日) 13:24:01  [通報]

    >>105
    要点をまとめるとかじゃなくて、この職場は一体何を求められてる職場なのかなとか考えると良いんじゃないですかね。それ考えると段々、必要なキーワードがそげ落とされていくんじゃないですか。
    返信

    +1

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