引き継ぎについて

[1. 匿名]

はじめて事務の引き継ぎを１ヶ月やります。
私は未経験で入ったことや、はじめての業界ということもあり、結局仕事を減らしてもらってスタートしました。

自分のときはとてもきつかったので、絶対に優しく分かりやすく楽しく教えたいです。

何かコツはありますか？

そもそも事務経験者ならば手順があればある程度すぐにできるようになるのでしょうか？

[2. 匿名]

[3. 匿名]

細かい事をクドクドと教えるより、最初は大まかな流れを教えてあげる方が流れがつかみやすい。

[5. 匿名]

私はやる事を一覧にして渡しました！

[6. 匿名]

自分がしてもらったようにすればいいのでは？

[7. 匿名]

分からないことは何回でも聞いてください！って言う

[8. 匿名]

お手本があると分かりやすいと思う

[9. 匿名]

要所要所だけを伝えて
「わからない事があったら何でも聞いて下さい」と言って間違ったり困ってる時には
「何か困り事ありますか？」って言って丁寧に説明とは、どうですか？

[10. 匿名]

マニュアル作るといいんだけど…なかなか時間作るの難しいのよね

[11. 匿名]

仕事の軽減なしで一通りの仕事を教えてもらってから反復でやってもらったことをチェックしていくのが1番身につくんじゃないかと思っている。

実際に私と一緒に入った同期(パソコンが苦手で仕事の軽減あり)は先輩が辞めるまでに仕事を覚えきれないで、なぜか私に聞いてくる。
なんか割に合わない気分になります。

[12. 匿名]

>>4
えっど。乳がでかい子良いね(・∀・)

[13. 匿名]

1度教えたら2度と言わないと言う先輩もいたけど、辛かったから私は「1回じゃ覚えきれないだろうからわからない都度聞いてよ」スタンスにしたら、あまりにも同じ事を何回も何回も聞いてくる。

仏の顔も三度までと言うくらいなので、「1度で覚えろとは言わないけど3度以上は言わないからね」くらいの方がいいと思う。

[14. 匿名]

一生懸命に教えてあげたつもりなのに
数日で辞めてしまう人いるよね
自分に不備があったのかな～？と反省してしまう時がある

[15. 匿名]

私は営業事務なので、毎月1ヵ月間でやる仕事をカレンダー形式でマニュアルを作りましたよ。
あとは普通に作業マニュアルを作りました。

[16. 匿名]

事務経験があるのなら基本的な事は分かるだろうけど、その会社によってやり方が違うから1から教えるぐらいの気持ちで良いと思う。

[17. 匿名]

元も子もないこと言うと、人によるよね。
教える側もそうだけど、教わる側もホントいろんな人いるから
何が合うのかはその人次第なとこある。
マニュアル渡してあとは質問してね、が合う人も居れば
自分が作業してるのを横で見ててもらう方が合う人もいるし
メモを取らせるのも、無駄なことまで書く人だと逆効果な時もあったり…
ホントいろんなパターンあるのよね

[18. 匿名]

人によってどう教わるとわかりやすいかって違うから、聞けるようならそれ聞いてあげたらいいと思う。

[19. 匿名]

マニュアル作るとお互いに楽だよね。

[20. 匿名]

マニュアル作って渡して、一緒にやりながらマニュアルを見てもらう。補足はマニュアルに書き込んでもらうとマニュアルを見れば分かるようになって、同じ質問をしないで済むから相手も気が楽よ！

[21. 匿名]

メモ取らせても、要点を掴みきれてないのか何度も同じところで間違えてられて困った事がある。
最終的に、マニュアル作って渡したら、それ通りに動いてくれたから聞かれる事はなかったけどね。
それ以来、引き継ぎの時に面倒臭いからノートに手書きしないで、パソコンのメモ帳やエクセルに書き込むことにしたよ。

[22. 匿名]

引き継ぎしてくれない人に困っている

[23. 匿名]

事務職はマニュアルありきだと思います！
マニュアルがあれば出来る仕事がほとんとだし、出し惜しみせず得た知識をお伝えすべきと思います。
書面に残すことで部内の事務作業が統一されるし、他部門にも迷惑かけないと思うんですよね。
事務職なのに自分の立場が危うくなると思うのか仕事を教えてくれない人とか「自分で考えろ！」と理不尽に突き放してくる人いますからね…

[24. 匿名]

流れで行う業務なら大枠を説明してから細かいことを説明しているかな。

マニュアル作れたら一番だけど、作るのが大変な時は、必要資料やシステム画面をスクリーンショットしてwordとかに貼り付けて印刷→こちらが説明しながら後任の方にやり方を書き込んでもらうことで、本人も書いて覚えられるし、マニュアル作りの時間も短縮出来て一石二鳥でした。

[25. 匿名]

先ずは一日の流れや最重要ポイントを教えてほしい

[26. 匿名]

引き継ぐ人の仕事がどれくらい出来るのかよるけど、マニュアル化と近い意味だと思うだと、やる事を「視覚化」するのが良い。
ExcelやWordを使うのがベターかな。

①出来れば、A4サイズ1枚で、仕事の大まかな流れがわかるように。
②その続きで、2枚目以降でA4サイズ数枚で項目ごとに分ける。
③分ける項目は、1日ごと、週ごと、月ごと、季節ごと、もしくは優先順位ごとなどに分かれていれば、より分かりやすいかと。パソコンなどを本人に触らせて、補足を口頭で説明する。

完璧にしたいなら、メアドを教えて、実際に業務をやらせて質問が来たら返信するのが良いけど、そこまではやるのは義務ではないから、途中からは他の人に任せても良いかも。

[27. 匿名]

引き継ぐことを想定して辞める予定のない時期からマニュアルを作ってました。
パソコンの画面のスクショ入れたり図解を入れたり。
何月に何をするのか決まってることの一年の流れを表にしたり。
あとは一通りやり方を教えてわからなくなったらその都度すぐに聞いてねーってやり方でした。
私自身怒ったり厳しくしたりが苦手なので聞かれたら「はいはーい」ってすぐに教えにいく便利屋さんに徹しました。
引き継ぎの期間が半年くらいで長かったからのんびりできたけど1ヶ月だと忙しいなぁ。

[28. 匿名]

マニュアル必須分かるわー
全体の流れも教えず、その都度来た仕事を説明してメモ取る時間も無かったのに、これ前に教えたよね。とか怒られる理不尽。
ムカついて自分で調べて他の人にも聞きながら自分用のマニュアル作ったら陰で悪口言われて部署移動になったけど、こっちは良い人で教えかたも上手でラッキー。本当に人による。

[29. 匿名]

大まかな流れを覚えて貰って
困った時メモを作って渡した
細かい事はこっちも忘れるから
出来るだけこうやると効率が良いとか
これはここに行けば大体わかるか解決するとか
後はそれ見て自分なりの仕事の流れを掴んで貰えると嬉しいと言う事を重きを置く
5割伝えれれば良しだよ

[30. 匿名]

呑み込みのいい子だったから
テキパキ覚えてくれた
凄く優秀だったから人間関係でつまずかない様に
危険人物リストと、癖なんか教えたら
大笑いして気をつけますって言ってた
辞めて3年今でも年賀状くれてる
あの時はありがとうって何か嬉しい

[31. 匿名]

>>30
私も辞めるときに直属のかわいい後輩には「〇〇さんはセクハラ発言したりこういう人だから気をつけて」ってこっそりメールで教えたわ（笑）

[32. 匿名]

私が教えるのが苦手だったので、出来る限りマニュアル作りました。

[33. 匿名]

はじめになんとなくの流れを知りたいかな。
細かいことはその都度聞く。

[34. 匿名]

最初に流れとか一通り説明、丁寧に教えながら一緒にやる…ってのはすごく有難いけど、その後2回目3回目もずっと側で見てる人、あれすごく緊張するからやめてほしい。

1回目一緒にやった後は、「わからないことあったらいつでも聞いてね」って言って、目の届く程度の距離で見守ってて欲しい。

[35. 匿名]

マニュアルあると助かります

[36. 匿名]

わたしの会社では引き継ぎって半日くらいで、あとはマニュアル渡して読んでもらって分からなければ都度聞いてねって感じ。
この前入ってきた人に、前の職場では付きっきりで教えてもらってたって聞いたから引き継ぎに一ヶ月の方が一般的なの？

[37. 匿名]

自分はマニュアルを作って用意していたけれど、後任の人が上司に「この程度の仕事なら私はすぐできます」って言って、誰にも何も聞かずに一人で仕事を始めた。そんな人もいるよ。
風の噂で自分の退職後、その人はそのマニュアルを使いまくってるらしいけど。

[38. 匿名]

前の前の人のマニュアルがありますが、解る前提で書かれており、大切な所とか端折ってあったりで、中々理解するのが難しく
引き継ぎしてくれた人もマニュアル難しすぎて良く解らなかったらしく、自分でマニュアル作っていらっしゃったので、コピーさせてもらえませんか？とお願いした所、自分の字で恥ずかしいからダメと言われて、結局良く解らない方のマニュアル調べています。
引き継ぎ期間も10日間。今2週間目です。
派遣で事務の経験は何度もあるとはいえ、この業界は初めて。
正直キツいです(ToT)
マニュアル作られる予定なら本当に未経験の人に向けて作ってほしい。

[39. 匿名]

今の支社に異動してきた時、教えてくれる人みんな自分でそれぞれマニュアル持ってて、それを見ながら口頭説明なの。私は自分でメモ取ってるんだけど取りきれないところもあって。むしろそのマニュアルコピーしてくれよって思った。言えなかったけど。
他の人がミスして自分のが仕事が増えて嫌なことは共有するけど、他の人が楽になるためにって言う配慮の共有ということが著しく欠けている職場。

[40. 匿名]

あっ何かごめんねぇ、教え方ヘタで

って嫌味言うくらいならマニュアル作ってね

[41. 匿名]

正式な業務マニュアルとは別に、各自自分用にまとめた仕事メモみたいなのを待ってるんだけど、入社してきた人から「説明はいらないからそれをコピーして持ってきて」って言われて驚いた経験がある。正式マニュアルがあるから断ったけど。

[42. 匿名]

>>28
女の事務員ってこういう人多いからその理不尽さわかる。しかも性格も悪かったし･･･。
事務してる女の人って仕事はできても教えるの下手な人が多いよね。

[43. 匿名]

マニュアルくれないのは自分も苦労したからってことの意地悪だと思う。作れば教える時間も減るしお互いメリットしかないのにね。

[44. 匿名]

前々任の人がつくったマニュアル
正直そこまで密な説明いらないだろってとこまで
細かく書いてある分厚いのがある
なので暇な時にいらない部分を編集して
ちょうど良い厚さのを今つくってる

[45. 匿名]

でもまあマニュアル作るのも大変なのよ
いまそれに追われてます。

[46. 匿名]

私も初めての引継ぎで、箇条書きの仕事内容と、その細かい流れをワードにして渡したけど、細かい流れに関しては実践しながら本人がメモした方が分かりやすいみたい。
箇条書きの方は、忘れてることないかなと見てるみたい。

[47. 匿名]

15分で終わる仕事なのに(所要時間はあとで知った)大まかな流れも言わず、成果物がどういうものになるかも言わず口頭のみで、作業の最初からこまかーーーーいことをどんどん言いながら2時間説明された時はしんど過ぎて腹が立った
その人は話が長くクドイことで有名な人だったから、他の人に大変だったねおつかれと言われたわ

紙に要点の流れだけ書いておいて、枝として細かいことがざっくり書いてあるか、説明時に自分で記入していける形の引き継ぎが分かりやすい

[48. 匿名]

自分用に作ったマニュアルを、人が見てもわかるように整理し直して渡して、見ながらおしえたよ。
いくつか会社をかわったけど、どこも部署でかなり重宝したそう。以外にないところが多いから。

[49. 匿名]

事務だけど、事務だけじゃなく色々な仕事をやらされ、しかもほとんど教えてもらえない会社です…。
前任者は引き継ぎなしで異動してしまった。
本当に辞めたいです。

[50. 匿名]

パワポで作ったマニュアルあるとわかりやすいかも
あとクドクド細かいこと教えるのではなく少しずつ大枠から教えたほうがいいよ
最初の教え方が下手だと研修期間中に辞めちゃう人でてくるから

[51. 匿名]

>>43
でも下手なマニュアルならなくていいかも…
ワードで文書打ち込んだだけの意味不明なマニュアル渡された時には？ってなったわ
マニュアル作成もその人のスキル問われるよね

[52. 匿名]

>>13何度も聞くなんて教え方下手なんじゃないの？

[53. 匿名]

経験上、産休入る人って引き継ぎの際マニュアル作らないイメージ…あとなぜか教え方が下手
前職でも現職でも↑のパターン何度もあって、研修の期間中にすぐ辞めちゃう派遣の人続出だった

[54. 匿名]

今働いてる接客業の職場はマニュアルがなくて、
先輩に半月ついて教わった事を、自分だけのマニュアルにしました。
でもその後入った後輩に、そのままコピーされたのは嫌な気持ちでした。
日付を例で書くところは全て当時好きだった社内の男性の誕生日にしたりw(後に振られたw)
名前を書くところは好きな芸能人の名前にしたりしてたのでw
なので今また新人さんを教えてますが、一度もマニュアル開いて指導はしてません。

[55. 匿名]

自分がマニュアルもなく苦労したので、家でかなり詳細なマニュアル作って渡した。

でも新人さんが全くメモもとらず何度も何度も同じ事聞いてきて、「マニュアル読んでくれてる？」と聞いても「あーーーー大丈夫です！」と言って不安になった。

結局全く読む気がなかったらしく、私が辞めた後すぐにその子も辞めたと聞いて落ち込んだ。
上司に頼んで引継ぎ期間も通常よりかなり長くとってもらったのに。

[56. 匿名]

私が引き継いだ時は資料が一切なくて、半年の引き続きが辛かったです。だから自分が辞める時は1年前から資料を作り始めました。

「作業の一覧」「マニュアル」「1ヵ月の流れ」「1年の流れ」の資料を作成しました。

「1ヵ月の流れ」はカレンダー方式にして、備考欄に「マニュアル12ー3を参考」って書いて、マニュアルと照らし合わせれるようにしました。

初日に大まかな作業の内容、流れを説明して、2ヵ月は横に付き、流れとマニュアルに沿い教えました。
3ヵ月目は分からないところがあれば聞いて貰うスタイルにしました。
4ヵ月目から年１の作業も教えました。
その間、チェック作業だけはずっとしてました。
私のチェックがあると甘えてしまうかも…と悩みましたが、間違いがあったら他の人に迷惑かけてしまうと思ったので…。

[57. 匿名]

>>53
派遣やってたけどこれすごいわかる
マイナスだろうけどｗ
体調とかメンタル的にもはや引き継ぎどころじゃないんだろうな

[58. 匿名]

複雑な仕事ならともかく、そこまで手込んだマニュアルいらないわ…

[59. 匿名]

主です。
みなさんありがとうございます。
マニュアルは前任が作ったものがたくさんあるので、もっと見やすく作り替えてます。
はじめに簡単に流れを説明しますね。
あと確かにどんな方かにもよるのでどういうやり方がわかりやすいか聞いてみます。
うちな専用ソフト複数使用ですし、曜日毎の仕事や月に１度の仕事もあるので悩ましいです。

[60. 匿名]

私は時間があったからマニュアル作った！
あとは1枚カレンダー用意して(何月のでもOK)
毎月何日にどんな書類提出するか、みたいなのを作ったよ！

[61. 匿名]

1日に1回で良いから、覚えた事、した仕事を本人に復唱させてください。今日の終わりでも良いし、明日の朝でも構わない。
慣れた人間には想像つかない所で躓いてたりします。
何がわからないか判らない人も多いです。
教えた事が思いもよらない解釈をされていたりします。
自分から『こういう風に理解しています、あってますか？』と聞いてくる人は稀です。

あくまでもマニュアルはわかってる人が作ってるものだから、マニュアル見てもわからない人が居るのは当然の事なんですよね。

[62. 匿名]

文字だけのあんまり細かい分厚いマニュアル渡されてもキツイ
シンプルだったり図もあるほうが読む気になれる

[63. 匿名]

>>52
どうしてそういうことを言うの？
人にものを教えるって大変なんだよ？
それで仕事になる、お金もらえるぐらいに仕上げなきゃならないんだからさ

[64. 匿名]

>>54
先輩にべったりつきまとわれるのとか余計ストレスじゃんよ
わかんないとこは聞くからひっついて教えんの辞めてあげて

[65. 匿名]

>>64
こういう人もいるから仕事教えるのって大変なんですよね笑

[66. 匿名]

自分だけのまとめノート(マニュアル？)作ってて、もう要らないので最後に渡した。
自分で言うのもなんだけど、付箋やらつけてすんごく分かりやすいノートだったので、かなり喜ばれた。

[67. 匿名]

全く未経験の事務員になれたけど、入社して二週間で先輩が退職。
時間がなく、ざっくりしか教えてもらえず四苦八苦してた。
結局、会社専用ソフトのメーカーの人を呼んでもらい、1から指導してもらったら、先輩の給料計算のやり方が間違ってて、通常より多く支払いしていることが判明した。
そんなことがあり、自分が辞めるときは３ヶ月かけて教え込んで辞めた。

[68. 匿名]

とりあえず最初は一通り説明して実際の作業を見てもらう。
二回目はやらせてみて、間違っていたら教える。
三回目以降はわからなかったら聞いてねと言って一人でやらせる。

このやり方が１番仕事早く覚えて貰えるし、いいと思うのだけど、教えるのを嫌がる人もいるよね。
私が休んでいた間、新人が放置されてて、その後の研修期間中、私一人で教えて大変だった時あった。
教えなかった人たちは1回も教えてないのに「教えても無駄だから」って言って開き直るし、私一人が悪者に…。普通に仕事してるだけなんだけどなぁ。仕事ってみんな考え方が違うから、本当に難しい。

[69. 匿名]

>>30
危険人物リストwww
あるある！私も今引き継ぎ中だからそれも最後にちょこっと言っておこう！

[70. 匿名]

>>68
自分は教えないくせして、教え方の手順についてあーだこーだ言ってくる人たちもストレスになるよね。
一人で頑張ったね。お疲れ様。

教える方も教えられる方も経験したけど、流れやソフトの使い方がわかってる上で、はいはいと要点をつまんでメモ出来る人は楽だったけど、これは何を意味してて…ってところから説明しなきゃいけない時はめっちゃ苦労した。人によるけど、何度同じこと説明しても理解してくれない人もいたし。
逆に、メモ帳のメモみたいな状態でマニュアルを渡されたときは、え、どこのこと指してるんですか？例外おきまくりなんですけどって混乱したな。
特にソフトを使う場面だと、スクショした画像は絶対必要だと思った。

[71. 匿名]

引き継ぎ中だけど
教えてくれる人がお昼食べる時まで同じデスクに座ってきて正直ウザくなってきた

[72. 匿名]

主です。
なんと、後任は入れ違いになるそうで引き継ぎはなしになりました。
マニュアル用意するけど。