仕事の属人化を無くす方法

[1. 匿名]

この仕事＝○○さんが担当！みたいな感じで、1人しか把握していない仕事が多く、いわゆる属人化しています。

私も属人化させている仕事(上司に無理やり任された)がいくつかあるので、周りに引き継ぎをしたのですが、結局私が対応することになってしまいます。

他の人が対応しようとした時に、上司が「ガル子さんが一番詳しい」からと、私にやってもらうように仕向けているっぽいですが。。

どうすれば属人化を無くせるでしょうか。

[2. 匿名]

適度にできないふりをしておく

[3. 匿名]

下っ端が生意気言うんじゃねえってんだい！

[4. 匿名]

[5. 匿名]

当番制にして強制的に全員にやらせる

[6. 匿名]

[7. 匿名]

>>1
長期で休むしかない。

[8. 匿名]

庶務をみんな見て見ぬ振りするからベテランなのに私がやるのつらい

[9. 匿名]

上司の方針を変えないことにはねえ
私も使ってる給与システム私しかわかる人いないわ

[10. 匿名]

手順書作って共有しとく。
何かあって主がそこから抜けたら困るのは自分たちだって理解させた方がいい。
みんなにとってもハイリスクなんだよって。

[11. 匿名]

>>1
他の人の担当っぽい仕事はどうしてるの？
主さん積極的に対応してる？
それならちょっと嫌だね

[12. 匿名]

笑顔で「分からなかった聞いてねー」って言っとく
でも、殺意のオーラは出しとく

[13. 匿名]

会社がそれで上手く回ってるって思ってるから回ってないよと理解させるしかない

[14. 匿名]

仕事できない人がいるからどうしてもできる人に任せるのは仕方ないかも。
ミスをまたされるのも困るからと上司から言われた事があります。

[15. 匿名]

属人的にやってて、しかもそれぞれが何やってるかよくわからない職場にいたことあるよ
仕事奪われないようにみんな必死で、人として腐り切ってた
もうすぐ潰れる

[16. 匿名]

>>7
属人化して仕事かかえこんでたお局が身内が亡くなったのに「出勤せざるを得ない」とか言ってたけど、こだわりが強いお局が他に仕事を譲らなかったせいなのによく言ったなと思った

[17. 匿名]

何年も一人でやってて正直しんどい
いつ辞めるかわからないから今年は誰かやってほしいです

⋯と、会議の場で言って解決した。
職場内での年齢は真ん中くらいだけど、いちばん長く勤めてるからかもだけど。辞める予定ないけども。
ハッキリ言うって大事だなと思った。

[18. 匿名]

>>1
業務分掌ってやつ作って他の人の業務量と自分の業務量比較するような資料つくって可視化して頼んでみたら？

[19. 匿名]

基本はあるけど応用が多すぎる業務があるから脱属人化は難しいかも。
コツコツ人間関係築いてそこから得られる情報もあって共有しづらい。ニュアンス的なものでジャッジすることも結構あるから。
もったいぶってるとかではなく。

[20. 匿名]

>>1
上司が変わるまで無理じゃないでしょうか。

[21. 匿名]

もう既得権益化されてる仕事は本人が絶対に手放さないから無理。
転職するしか無い。
あの獣みたいな執着心、ほんと会社のガンだからなんとかしてほしいけどね。

[22. 匿名]

>>1
主はどのぐらいのポジションにいるんだろう。
担当者レベルで組織を変えるのは厳しいかもね。

良くも悪くも仕事が属人的になるのは中小企業あるあるだから、
我慢出来なければ大手に移るのがベターかな。

[23. 匿名]

とにかくマニュアル作成
そして引き継ぎ後実践してもらう期間必ず作る。
その間は自分はやらない。チェックをするのみ

この手間をかけるだけで、やるやらないは置いてといて自分達でもできるという認識づけができる

[24. 匿名]

新人に任せる

[25. 匿名]

>>1
上司に自分1人で請け負うのは辛いですって相談したことはありますか？

[26. 匿名]

マニュアル 主副担当者を決めて常に情報共有 流れをシンプルに これが揃ってた職場は新入りでも働きやすかった

[27. 匿名]

今の仕事、次の人を育てたいけど上司に頼んでも通じない
そのくせ思い出したように「次を育てろ！」と言ってくる
そのくせ、めぼしい人にまったく違う仕事振ってとてもこっちの仕事なんて無理って状況作ったりする

こんなだから、もう私が辞めても知らんって気になってマイペースにやってる

[28. 匿名]

自分が休みの日に自分の仕事の予定を入れて、誰かにやってもらう
これでまわりは仕事なんとなく覚えられる

でも、うちの事務員でまわりに何も言わずに休みの日に仕事入れる人がいて、誰も話聞いてないからバタバタすることがしょっちゅうあるからそういうのは嫌だ

[29. 匿名]

会社の先輩がこれ。
共有してくれないので、その先輩に回すしかない。
あなたが休むと困るの私なんですけど。
本人に共有する気がないから、どんどん属人化してる。

[30. 匿名]

蛍光灯の交換なんて属人化しないで欲しい

[31. 匿名]

人に仕事を取られまいと必死で人に教えない人ならいる
急に数日休むことになり手伝いに回されたけど本当に大変だった
上司は知っててもそのまま

[32. 匿名]

>>17
それ良いですね！私もいつ辞めるか分からないし(辞めないけど)、他の人ができるようにしてもらいます

[33. 匿名]

>>21
あるあるだよねー
それやってる人って長年居座ってる主みたいな人だから、AIにあっさり仕事奪われそう

[34. 匿名]

>>6
まったく意味が分からない

[35. 匿名]

>>1
平社員一人の力じゃ到底無理だと思うよ
企業側が問題意識を持たないと、それには管理職が部下がどんな仕事をしているか把握しなきゃいけないけど、『属人化する』企業はここがポッカリと抜け落ちてる

誰かがやってくれて毎月滞り無く業務が完了している程度の認識なんだと負う

私は先月末で退職したけどまさに属人化で職場は上や下にの大騒ぎになってる
退職理由は上司とその愛人お局のパワハラで属人化が原因じゃないけど
属人化である事を意識しての当日退職（勤続20年）の申し出とマニュアルありで退職している
ちょっとした職場に対する復讐でそう長くは混乱は続かないとは思うけどね
年休が5年取得出来ないや実父の忌引が1日とか属人化の最たる弊害だと思ってる

B to B の仕事で取引先には『健康上の理由でがる子は退職しました』と
アナウンスしているのには笑った
会社ってあくまでも自分たちに都合よくしかしないんだなと
だから病む前に辞め風潮の現在って良いことだと思うわ

[36. 匿名]

>>6
これは何人化？

[37. 匿名]

>>34
スカイネットを破壊するために未来から送り込まれたサイボーグ

スカイネット・・・自我を持ったコンピュータが自己存続のために最高の優先順位で活動するように設定されており、自らを破壊しようとする存在である人類の殲滅を目的とする。

[38. 匿名]

うち超少人数で明確に担当別れてるから誰か一人死んだら終わるわ
私の担当だけがマニュアル作ってあるから唯一何とでもなると思われる

[39. 匿名]

>>16
仕事できないお局あるある
できる人はどんどん後任育てていく

[40. 匿名]

>>1
大企業ならそんな感じじゃない？
手伝ったり助け合ったりもしなさそうだけど（笑）

[41. 匿名]

>>11
属人化が良くないと思っているので、他の人の仕事も対応しています。ただ、主担当の人が完璧に引き継いでくれる訳ではないので、その人に確認しながら対応する感じです。

[42. 匿名]

>>7
有給消化をしっかり義務化すれば
子持ちばかり休める的なトラブルだけじゃなくて
こういう一人が仕事抱えちゃう問題も解決しそう

[43. 匿名]

>>41
すみません、11は主です。

[44. 匿名]

>>1
マニュアルつくって誰にでも出来るようにしたら、期の変わり目に中国人のほうが安いからと切られてしまった。

[45. 匿名]

アパレル兼雑貨屋で働いてた時、時計のサイズ調節を前任の人に教わったのが何故か私だけ
店長は忙しい言いつつ引き継ぎしなかった
いつも私がやる事になって、地味に責任重大(失敗出来ない)だからモヤモヤしてた

[46. 匿名]

>>1
属人化しててミスっがあってもそいつのせいにすればいいだけだからラク

[47. 匿名]

>>18
主です。
先輩が作成して上司に提出したことがありますが、状況変わらずでした。

[48. 匿名]

今回のコロナ騒動で、
そのリスクが顕著化しましたよね。

担当者が突然1週間も2週間も休みになり、
その部分の業務が止まる恐怖。

今後はリスク分散も兼ねて、
可能な限りそれぞれの業務を輪番制などに切り替えるところも多いでしょうね。

[49. 匿名]

>>22
主です。
今の会社に入って約5年です。役職はついておらず、普通の担当なのでペーペーです。。

[50. 匿名]

人手がいないと無理だよね
エクセルも出来ないガキ連れてこられて属人化を防げって言われても、赤ちゃんだから自分で調べられないし付きっきりになるしかない
マニュアル読む気なくて仕事する気ない人も多いし

[51. 匿名]

>>25
主です。
相談したことはありますが「効率化する策を自分で考えてみて」って言われちゃいました。

[52. 匿名]

業務過多属人化で身体壊してやめるの二回目
今回は反省して、とにかくキャパオーバーです手伝ってほしいです人手が足りないですって言い続けてたのに、休み返上して働いて限界ですって話もしたのに無能渡されるだけで教育負荷増えただけだった
もうどうしたらいいの

[53. 匿名]

>>49
そうでしたか。
上司から無理やり任された仕事が主の職歴のプラスになる等、
何らかのメリットがあるといいですね。

[54. 匿名]

>>4
左の一番上の人にとっては、仕事を独占できるから標準化しない方が都合いいよね

[55. 匿名]

>>16
うちのお局様も一人で仕事抱え込んではオーバーワークで体調崩して数日休んでる。

[56. 匿名]

>>47
横だけど、そういうのって上司が作って作成するものだと思ってた
他の支店はそれみて担当者に連絡する

[57. 匿名]

>>2
これに尽きる
ずるいかもしれないけど、「なんでも私に任せて！」ってタイプじゃない限り、自分のできる範囲マックスまでやってると仕事押しつけられる

[58. 匿名]

>>1
反対に意地でも手放そうとしない人もあるよね。
絶対他の人に教えようとしないで、私がいないと会社が回らないなーって、なんだか嬉しそうにしてる。

[59. 匿名]

>>51

どんな内容か分からないのですが、そう言われて実際に効率化出来そうな方法は考えてみましたか？


あなただけに集中するのは面倒が勝って頼んでる気がするので、これなら他の人にも頼めるなって自分のやってる仕事を改善してみるのも手だと思いますよ


今やっている手順が最高手順だと思わず、小さな面倒臭いを潰していって、少しでも楽になった状態で他人に頼むと今より頼みやすくなるかもしれません

[60. 匿名]

役所じゃん
電話するとたらい回し

[61. 匿名]

零細ではないけど少人数の部署で、人手不足で属人化解消どころじゃない...
定年再雇用の人に教えても限界があるから後から私が修正したり、身体的な病気で復帰見込みもない状態なのに、会社の温情で雇用だけは継続してるから、新たに人入れるのもできない。

[62. 匿名]

メール連絡を断ってる
注文　見積依頼　納期回答などはFAXでのみ受付
私が忙しい時すぐ他の人に振り分けられる

[63. 匿名]

>>58
よくガルで見る「私がいないと会社が回らない」ってそういう意味だったのか笑。
会社の運気を滞って淀ませてる毒虫が何言ってるんだって話だよ。

[64. 匿名]

>>21
まあ、そもそもその状況を許して上司が悪いんだから救いよう無い。
上司がバカなんだわ。

[65. 匿名]

マニュアル作って引き継ぎしても出来なくて放り出す人がいてお手上げだったけど、新しく配属された人が優秀だったからその人抜かして他のメンバーだけでジョブローテすることにした

[66. 匿名]

会社のお局様が、システム関係の立ち上げを属人化しています。どんなシステムをつくってるか下の私達に教えてくれればいいけど、そんな気の効いた事はしない。出来ない残念な人です。それでいつも使えないシステムをつくり、ずっとシステムの改定ばかりしてる。改定の打ち合わせばかりで他の通常業務をしなくて、私達に負担がかかります。当然、システムの使い方は、お局様が1番知っててマニュアルをつくるが、わかりづらい。なので使い方を皆んながお局様に聞きに行く。システムの立ち上げを出来るのは、私だけと使い方を聞きにくるとでお局様は、優越感に浸っておられますが、会社的にどうなのかと思ってます。

[67. 匿名]

>>5
私も2年やった仕事を今年から手放してローテーション制にしてもらった　部内に引き継いだら
ここはもっとこうできないの？
なんでこんな面倒くさくやってるの？
効率化できるポイントありそうですね
と散々言われたけど、新しい方法でうまく回ればもういいやと思うようにしてます…

[68. 匿名]

>>38
おなじく
共有しようにも圧倒的に時間と人手が足りない
だからいつ代わりがきてもいいように自分の担当範囲は業務効率化とマニュアル作成を押し進めてる

全ての作業履歴残して共有フォルダにおいてる
どんな案内送ってるとか、資料の作成経過も分かるようにしてる

[69. 匿名]

DXだね
属人化を無くすって職種は問わないのかな？

[70. 匿名]

>>1
手順書を作成する。
誰が対応しても同じ結果になるよう手順書があればいいのではないでしょうか。

[71. 匿名]

マニュアル作って引き継ぎして、後任者は「ここまで丁寧なマニュアルがあったら誰でも出来ますね」と言ってたし実際問題なくやってた
でもその人の次に担当になった人は、同じマニュアル見てやっても訳のわからないミスを毎回やる
なんで？と思ってファイルみたらマニュアルにない余計なアレンジを加えてた
こういう人がいたり、前任者と後任者の理解力の差もあるから難しい…

[72. 匿名]

>>1
マニュアル作りと研修を徹底すること。OJTに全振りしてるくせに仕事を属人化するなというのは矛盾の極みだと思う。

[73. 匿名]

同じく属人化に悩んでます。
何度もおかしいと訴えたけど、結局周りに覚える気がないと意味がないんですよね。いつも仕事が戻ってくる。
〇〇さんじゃないと分からないって、体のいい丸投げ。

[74. 匿名]

>>4
この通りに標準化しても能力の差って出るもの？

[75. 匿名]

>>61
うちも少人数の部署で事務仕事はパート
ただでさえそれぞれ週3ー4勤務なのに、
子供小さいから熱出たりコロナインフルで休むと大変
標準化大事ですね

[76. 匿名]

>>68
少人数で役割きっぱり別れてると危機感出るよね
一応社内共有フォルダにまるっとマニュアルも資料も入れてあるから経験豊富な派遣さんなら何となくわかるくらいにはしてある
他の人達もある程度備えてほしいけどそんな気はないみたい

[77. 匿名]

やりたい仕事を抱え込むお局への対策も必要

[78. 匿名]

>>1
それはうち。お堅い業種の某大企業。
法人相手の部門の配当を司る業務のベテランが60過ぎの嘱託の時点で終わってる.....

しかもロクな働き方してないのか、デスクで口悪く人の悪口言うわ、気に食わないと教えないとか日常のあるある。しまいには、フリースペースで２時間くらいくっちゃべってる。


同業他社もそうだけど、若い人は入社しない(むしろすぐ辞め逃げされるのか...)やりがい搾取の20万ちょいしか貰えない事務職で基本子育てが落ち着いた人しか入らない。だからそういう性格も見た目もモンスターみたいなBBAしか残らないし、ソイツみたいな意地悪しか残らないから退職者続出だったらしい。

[79. 匿名]

うちの会社もこれ。毎回担当する作業がある。信頼されてると思ってやる気にはなるが、私が休んだら任せられる人がいないんでは…。ざっくりでいいから、たまに誰か入っていただいて引き継ぎをさせてほしい

[80. 匿名]

>>1
私もそんな感じだから異動になるとき、詳しく引き継がない。

[81. 匿名]

>>1
執務書発行

[82. 匿名]

>>16
よこ
身内亡くなった場合でも出勤したのにそれ言う？

[83. 匿名]

オンライン引き継ぎやって全部録画する。で、動画を共有。手順書作るより簡単で確実。

[84. 匿名]

>>7
属人化ばかりの仕事を大量に抱えてメンタル病んで長期休職したんだけど、復職したら「おかえりー！」って仕事全部元に戻された。
「やっぱりこの仕事量を短時間でこなせるのはあなただけ」
とか言われて返す言葉がなかったよ。

[85. 匿名]

>>1
属人化の何が悪いかわかってなさそうな上司だね。1番詳しい人がやれば早いしミスもないって思ってそう。
上司の意識を変えるのは難しそうだから、できるならもっと上に相談するとか、評価面談とかあれば、属人化なくすって目標も入れるとか？

[86. 匿名]

>>10
まずこれ。主さんいなくても絶対出来るくらい細かい、かつ誰にでも分かりやすいマニュアル作っておく。
そして「これあるので誰かに引き継ぎたいです」って上司に提案する。

[87. 匿名]

属人化から平準化しようとしてきたのに、人員をあれよあれよと抜かれて結局は専任。
更に仕事を抱えることに。

[88. 匿名]

>>14
うちもこれ言われて、私がやってる
確かに他の人に任すとミスが頻発する
でもたまにしんどい

[89. 匿名]

会社全体で属人化を解消させようとしてるけどまずその中心人物が仕事を手放さない妖怪ということに気づいてない
馬鹿らしくて辞めたい

[90. 匿名]

適度に体調不良で休む

[91. 匿名]

>>71
マニュアルだからじゃないですかね？
手順書を作成すればいいと思います。
マニュアルと手順書の違いがわかってないのかもですね。

[92. 匿名]

>>82
頑なに仕事を譲らず自分の首を絞めてるだけなのに温黄瀬かしく「出勤しなきゃ」とか言われてもね。誰も頼んでないし

[93. 匿名]

>>92
恩着せがましく

[94. 匿名]

>>1
とりあえずマニュアルは作っておいて、いつでも担当外れてもいいように準備はしていた

[95. 匿名]

>>7
デスクに仕事山積みにされるだけだよww
休み明けにデスク見た時のあの気持ち…なんと言えばいいかわからないww

[96. 匿名]

>>4
標準化すると人が要らなくなるのよね
自動化できるから

[97. 匿名]

>>84
嬉しくないね

[98. 匿名]

>>29
それ！抱えたがりな人もいるよね。引き継ぐのが時間かかるとかマニュアル作るの面倒とかマニュアルにするほどのことでもないとか理由つけてずっとキープしてる

[99. 匿名]

>>91
マニュアルと手順書の違いって何ですか？

[100. 匿名]

マニュアル作成するのも大事ですよね。。
その前段階で上司がちゃんとコントロールしてないケース多くないですか？
勤続長いのに、細かいことまで聞いてくる人は面倒くさいから、別の察しの良い人にいきなり任せたり。
割り振りがメチャクチャみたいな感じ。

[101. 匿名]

>>92
性格悪いな

[102. 匿名]

>>82
属人化させないで誰かに引き継ぎしてれば良かった話でしょ
身内の不幸に限らずコロナや事故やケガで急に休まないといけない場面なんて誰にでも起こり得るの想像できないの社会人としてどうかと思う

[103. 匿名]

うちも属人化させてるお局がいて自分のお気に入りの１人にしか仕事を教えてないから回らなくて度々どちらかが休日出勤したりシフトをずらすことになる。そうやってギリギリ凌いできててももし長期で出られなくなると詰むって分かってて管理職も指導しなくて好き放題させてるからもう知らねと思って放置してる。こっちに振ってきても絶対関わらないと決めてる。

[104. 匿名]

両親が高齢で何があるか判らないのに家族優先出来ないとかあり得ないから、写真とか図形駆使した手順書を作成。最悪やった事ない人が操作するって体で出来る限り分かりやすく動きやすい様に。その後で上司に家族や自身の事、部署の危機意識を含め提案した。誰かにこの仕事を託し、数年後に作成した私本人が手順書通りに運用出来るかも確かめてみたいし。あくまで前向きな提案したら異動出来た。

[105. 匿名]

>>91
マニュアルであろうが手順書であろうが変えたい人は勝手にオリジナル加えてくるよ。今やマイルール満載で非効率。絶対関わりたくない。

[106. 匿名]

>>1
全く同じ
私に何かあって引き継ぎする時間もなく退職することになって(死亡とか)その時に修羅場になるがよいと思ってる

[107. 匿名]

一人でやりたがって抱え込んで面倒になったら人に投げてくるクソババア。
マイルールすごいから誰もやりだからないけどねー