書類整理の方法

[1. 匿名]

事務仕事でよく書類をファイリングするのですが、書類が大量にありA4サイズのファイルが場所を取りかさばります。とりあえずは100円ショップで買った2穴のOリングやZ型に収納することが多いです。
ですがよく使用する資料が多いので何度もファイルを出し入れするのが正直手間です。しかし重要なものも多くあまり処分することもできず…。
ファイリングの仕方やこれをやれば取り出しやすいとか見やすいよというような良い方法やみなさんの知恵があれば何でもいいので教えていただけませんか。
また書類整理に関係なくても事務仕事にこういう便利なグッズがあるとかでも嬉しいです！

[2. 匿名]

>>1
頭の良さ

[3. 匿名]

使用頻度で分ける

[4. 匿名]

[5. 匿名]

>>2
そうですね。いくら良い道具があっても要領悪かったら使いこなせない。

[6. 匿名]

細かくタックインデックスしてました

[7. 匿名]

>>1
スキャンしてデジタル化、インデックス管理はダメなんだよね？

[8. 匿名]

[9. 匿名]

>>7
デジタル化は勿論するけど原本は必ず保管するよ。デジタル化だけだったらデータ消えたら最悪だから。

[10. 匿名]

うちの職場で主さんの悩み対策を考えてみると。
職場用のデジカメで写真を撮り、
会社のパソコンに落としてフォルダに分けて保存するとか。
拡大も出来るから小さい字も見られる。

[11. 匿名]

>>7
契約書関係は原本も保管が多いんだよねー
PCにスキャンしても原本もファイリング保管

[12. 匿名]

穴を開けずに挟むだけのファイル「バーチカルファイル」はもう使ってる？
・紙に穴あけなくても、意外と書類紛失の心配は少ない。
・不要な書類はすぐ捨てやすい
・一度取り出しても順番通りに穴に挟み直す手間がない。

[13. 匿名]

ドキュメントファイルにして章分けして使う所だけポコッて抜けるようにするとか？
穴が開いてるファイルって使う部分抜くの面倒だよね

出典：images-na.ssl-images-amazon.com

[14. 匿名]

>>1
地味にストレスありますよね。
試行錯誤した結果、厚いファイルは使わない。
厚さ10センチくらいのダブルリングファイルとかは使わない。
重いから。
紙ファイルに連番していったほうが取り出しやすい。

[15. 匿名]

職場の大量の書類を、コクヨのDリングファイル使ってる。
ファイルした後も頻繁に抜き差しして並び替えるから、すごい便利。
チューブファイルよりも奥行きが嵩張るのが難点だね。

[16. 匿名]

>>4
上司のPCかと思った。
フォルダ作らないと(笑)

[17. 匿名]

事務用品て、モノタロウとかアスクルとかカタログはあっても使い方とかまで載ってないから、事務用品だけのホームセンターみたいなのがあればいいのにと思う。
無駄に通っちゃいそうだけどw

[18. 匿名]

[19. 匿名]

>>17
あったら通いそうだけど、品が多すぎて決められない気がする

[20. 匿名]

契約書以外はPdf保管ではダメなの？高齢ニートなので的外れな意見だったらすみません。

[21. 匿名]

>>19
あ、その危険はあるかも…(ﾟ∀ﾟ;)

[22. 匿名]

難しいよね。よく閲覧するものはPDFにしてそっちを閲覧とか…（ファイルを取り出す手間がない）
保管する原本は使用頻度が下がるので取り出しにくくても大丈夫

[23. 匿名]

>>16
うちの上司デスクトップ溢れてデスクトップの第２面までいったよw
そんなのあるって初めて知った。

[24. 匿名]

内容を覚えたら破いて食べる

[25. 匿名]

まず要らない書類を全部捨てます

[26. 匿名]

>>4
自分はこの状況耐えられなくなってフォルダ作りまくって整理しちゃう

[27. 匿名]

>>10
ならPDFスキャンで良くない?

[28. 匿名]

閲覧の頻度が少ないのは分厚いファイルから厚紙の表紙に綴り直して保管。
保管期間過ぎたらシュレッダー。

[29. 匿名]

>>23
そうなの？？
スマホ画面みたいにスクロールして見るのかなー。

[30. 匿名]

>>9
当たり前過ぎない？

[31. 匿名]

>>2
記憶力の良さ＝整理する必要がない

[32. 匿名]

>>17
文房具屋さんてこと？

[33. 匿名]

>>8
カイル！

[34. 匿名]

組み立て家具や電化製品の説明書。
クリアポケットファイルにファイリングしてますが、ファイル一杯に詰めると嵩張るし重いし使いづらいです。
10ポケットくらいの薄いファイルに分けるか、バーティカルファイリングにした方がいいのかな。

[35. 匿名]

でも原本保管も度を越すと、これは原本保管！って言う書類が山のように増えていくって言う悪循環が発生するんだよね。私の同僚がそうだわ。本当に机の上が汚い。書類だけじゃなくて要らんペンとかも溢れてるけど。
紙が増えていくと段々原本保管のハードルが下がるし、そのうち予備と言う書類(別のHDとかに保存しとけばいいのに)や、改定しようとして印刷してメモ書きしてる書類(ちなみに改定済んでも何故か捨てない)、書類が多すぎて以前印刷したことを覚えてなくて何回も印刷してる書類が出てくる。

やっぱり原本保管の定義を決めて、面倒でもある程度たまったら処分する勇気が必要だと思う。

[36. 匿名]

>>35
とてもよくわかるけど、定義を決めるのが難しいし、
捨てた後になって、あー！あれ今必要っていうのがあると
怖くてすてられない。
かたっぱしからスキャンするのも手間だし

[37. 匿名]

主です！みなさんコメントありがとうございます！
どういう利点があるかという説明や商品の画像まで載せてくださったりとてもわかりやすいです。
みなさんのご意見を参考に購入したり実践してみたいと思います。

[38. 匿名]

>>8
カイル君もういないよね…？いる？

[39. 匿名]

>>36
同僚も全く同じこと言ってるけど、その都度スキャンやメモを入力するのを習慣化すれば早いよ。
でも残す定義は職種によるから難しいよね。
私の所はサインがあるものだけでいけるけど、小学校の先生はとにかく紙媒体の個人情報だらけで大変だと思う。ネット通販でクレカ情報まで入力する時代なのに何もかも紙。子どもが落としたり汚したりする可能性もあるし、これ全て置いとかないといけないなら大変だろうなぁと思う。

[40. 匿名]

>>17
うちの地域には以前、ジムランドという文房具屋さんの規模がほんの少し大きめのところがあったけど、軒並み閉店してしまった。定価より安めでまとめ買いしたらさらに値引きでとか本当に利用しやすかったのに。またそんなお店できて欲しいな。