事務作業のスピードと効率を上げたい

[1. 匿名]

事務員をして2年目です。

他の人に比べて仕事が遅く、毎日残業しています。
段々とマシにはなっていますが、それでももたついてしまいます。
特に急な仕事の対応や、新しく覚えるのが苦手で頭が真っ白になり、手が止まってしまいます。

事務作業に向いてないのは承知の上ですが、人に恵まれた職場なのでもう少し頑張りたいです。
皆様アドバイスをください。
ちなみに請求書の支払い、発行処理がメイン＋1人事務なので雑務全般なんでもやります。

[2. 匿名]

ショートカットキー

[3. 匿名]

優先順位をつけてやっていくと良いと思います。

[4. 匿名]

やり込むしかないな

[5. 匿名]

事務員です🙁

恥ずかしくて職業言えない。

[6. 匿名]

これ見れば大丈夫というものを作っておく
見やすいマニュアルとか

[7. 匿名]

新しい仕事を教えてもらう時は「ちょっとメモしますね！」と言ってこまかーくメモする

[8. 匿名]

ブラインドタッチとか

[9. 匿名]

AIに頼る

[10. 匿名]

荷物の受け取りとかもあるから、事務作業中に中断する事多くて集中できない…

[11. 匿名]

フォーマットを作る

[12. 匿名]

>>1
残業して残業代くれるなら良いやん。
大量の仕事を残業せずにやれとお局に言われてるよ。いつもお局が監視してる。

[13. 匿名]

>>5
何が恥ずかしい？

[14. 匿名]

PCの角度を変えたら？
姿勢よくして見える位置に
疲れが違う

[15. 匿名]

マウスを極力使わないようなキーボード操作を学ぶ

[16. 匿名]

私も頭真っ白になるのでとにかく細かくメモ付けてます
その場では殴り書きでも時間ある時に分かりやすくまとめたり

[17. 匿名]

単純作業で残業してる人ってもしかしてアナログなことしてない？1人事務だからデジタル化できてないとか

[18. 匿名]

[19. 匿名]

>>1
主さんはすごい仕事が丁寧なんだろうな
私も1人事務だで、仕事はすごい速さで片付けるけどめちゃくちゃ雑だよ

[20. 匿名]

間違うと大変だからゆっくりでも確実な方がいい
そのうち要領良くなっていくさ

[21. 匿名]

早くやらなきゃ！と思ってた時より…
ダルいからのんびり時間潰そうって思ったほうが処理速度が早くなることに気づいた。

私の場合は焦りでミスを起こし遅くなってた。あと必要以上に自分を出来るとみせたかった。だから2年間超真面目にやってたんだよね。
3年目に手を抜こう！って思ってからのほうが仕事が回るようになった。周りを見る余裕が生まれたのかな。私の場合は焦ってたから効率が落ちてた。

[22. 匿名]

頭が真っ白とか手が止まってしまうとか向いてないのかも。
思い悩むほどだったら思いきって転職するのも手かな。

[23. 匿名]

>>1
ミスをしない事務みたいなタイトルの本を読むといい

[24. 匿名]

優先順位つけてあれこれ手を出さないで、1個ずっと完了させること。
なにか考えたり悩んだりする時は時計みて五分だけ、と決めて5分悩んで何も解決しなかったらすぐ人に聞いたり優先順位下げる。
1人事務10年目ですけどこれだけは昔から守ってる

[25. 匿名]

出典：i.ytimg.com

[26. 匿名]

しゃべって承認欲求満たすな
このおしゃべり妖怪！！

[27. 匿名]

>>1
速くならんでいい！

[28. 匿名]

>>26
なにおー😡

[29. 匿名]

マクロ習得して見積り〜納品書まで作れると楽だよね

[30. 匿名]

私の場合ですが、やるべき事を全部付箋に書き出して優先順位順にパソコンに貼り付けてます。翌日以降に回しても差し支えないものと急ぎのものとで色分けしても◎です！

最初はアプリでタスク管理してたけど、急な仕事や頼まれ事を入力しなおして並べ替える時間ももったいないって思ったからアナログでも手書きが一番私には合っていました。

[31. 匿名]

>>8
これがなかなか出来ない

[32. 匿名]

主さん努力家だね！
1人事務はどうしても電話は来客で手が止まって他の作業しなきゃいけないこと多そうだから仕方ないと思う！
これは何度も繰り返して身につける意外にないんじゃないかな？
頑張って😊

[33. 匿名]

システム関係は慣れるしかないから、ありきたりだけど優先順位を付ける・急がば回れで一つ一つ丁寧にしてミスを減らす・アナログ作業を減らしてエクセル駆使してオートメーション化する。
必要ない雑務もたくさんあるはずだから、効率化できる事はバッサバサ省いていく。やめる勇気大事よ。

[34. 匿名]

仕事の優先順位を周囲の人にもわかってもらうと配慮してくれないかな？
雑事も後でやるけれども、まずはこれを終わらせたいって都度伝えてみるとか

[35. 匿名]

数こなして「今のこうした方が早かったかな」「この順番でやっても大丈夫そうだな」とか気付いたことを次に繋げるのの繰り返しです。

[36. 匿名]

>>26
針と糸持ってこい
どの口縫ったるからwww

[37. 匿名]

手が止まってる時は頭を動かす(資料のレイアウト等)
頭が止まってる時は手を動かす(打ち込みとか作業系)
とか？何か進められてれば仕事は片付くわけだし。

[38. 匿名]

>>1
マウスから変えてみたら？
え？って思うかもしれないけど、チリツモで時間短縮になるよ

[39. 匿名]

>>29
マグロ捌いてお造り〜お品書きまで作れると楽だよね

[40. 匿名]

よく使う言葉や文章は、サクッとペースト出来る様に保存しているよ！
ユーザー辞書へ人の名前や挨拶文、メールアドレスなどを単語登録、メールであれば色んな定型分を署名欄に保存！

お世話になっております→おせわ
宜しくお願い致します→よろ
お手数をお掛け致しますが→おて
とかで出る様にしています！

[41. 匿名]

主さんが引き継いだ時のやり方のままやってる？
そしたら、慣れてきたところで自分に合ったやり方に変えるといいよ

[42. 匿名]

お決まりの文言や取引先の名前などを辞書登録しまくる

[43. 匿名]

>>17
一人事務の職場にお金がかかるソフトやシステム導入は難しいだろうね

[44. 匿名]

仕事が遅いからって残業手当もらってんだ？

[45. 匿名]

ガル子は仕事できない！
口だけで嫌味コメントが得意！

[46. 匿名]

割り込み仕事を依頼されたら
「それいつまでにやればいいですか？」
「明日でもいいですか？」と確認を取る。
今はまだキャパが少ないんなら、キャパに合った仕事量だけ引き受けるしかないですよ。
おいおいキャパは増えていくでしょう。

[47. 匿名]

大喜利トピですね

[48. 匿名]

>>19
私も…ケアレスミスをなんとかせねば。
チェックするとなんでここ間違えたかなあってとこ間違えてる。
絶対ミスがあるのでチェックは欠かせないんだけど一個一個を集中してやってチェックしないで済む方が効率がいいんだろうなって思う。
ただ性格上無理。

[49. 匿名]

まれにある処理やイレギュラーな事案ほどメモやマニュアルに残しておく
次同じことがことが起こった時にすぐ対応出来るから

[50. 匿名]

>>31

[51. 匿名]

>>1
事務員22年目です。
昔は1週間かかった仕事を今では1日半でできます。
繰り返して経験を積む事のみが仕事早くなるコツ。
焦らないで頑張って👍

[52. 匿名]

最近異動してきた先輩が、何度午前中は忙しいんですと訴えても午前中に急ぎの仕事を振ってくる…
しかも最優先でやってねと言われる。慣れた人がやった方が早いし自分でやって欲しい。忙しい時に仕事増やされるの地味にしんどい

[53. 匿名]

>>19
「雑」というか、70%の出来でもオッケーな仕事ってあるよね。仕事が遅い人って全てが丁寧すぎるっていうのもあると思う。

[54. 匿名]

>>40
私もめっちゃ単語登録してる
よく使う言葉、会社名とか自分の名前は最初の1文字、そこそこ使う、文章は２文字で単語登録するといいって本で読んだ
日本商事＝に
山田＝や
山田花子＝や
お疲れ様です。＝おつ
いつもお世話になっております。日本商事の山田です。＝いつ
とか！

[55. 匿名]

>>20
昔自分もそう思ってたんだけど、先輩に教えられた
ミスするよりはゆっくりでもいいと思ってたらいつまでも遅いまま
早く終わらせようと意識する努力も必要
実際その通りだった
元々遅い人が遅いままでいいと思ってたら絶対早くならない

[56. 匿名]

>>25
私請求書作成する事務やってるから、横澤夏子のCMめっちゃ好きw

[57. 匿名]

>>6
マニュアル作ると自分の頭も整理されるよね

[58. 匿名]

>>50
は、早い…

[59. 匿名]

>>1
仕事の指示は書き出す
各工程に対する自分の作業時間を把握する
時間見て優先順位決める
決めた時間内に作業するよう時間ごとに集中する
わたしは、新しいことを頭に入れる時、自分で工程を書き出してみると脳内整理できるタイプなんで、だーっと一旦メモしながら、やること順序立てていって、それから一気に作業します

[60. 匿名]

暗算の能力を向上させる
入力した数字の整合確認も見ただけでできる

[61. 匿名]

>>52
上司に相談よ〜
感情的にならず淡々と、他の仕事への影響や残業発生など具体的かつ論理的に話せるように準備しておこう！がんばれ！

[62. 匿名]

>>9
AIを導入する予算が出せるのか？
費用対効果がどうなのか？
という点が気掛かり。

[63. 匿名]

いつも優先順位付けを
して仕事を進めるが
電話対応が来て
作業が中断して順番通りに
進まなくて、終われない時が
ある

[64. 匿名]

>>15
私、前職はCADを使う仕事だったのでマウスを主に使ってた。キーボードってコマンドのショートカットで使うくらいだから事務仕事の入力するのが苦手。

[65. 匿名]

マクロ使えるようになるといいんだろうなーって思うんだけど、エクセルの式までしかわかんない。

[66. 匿名]

左手テンキーを極める。
右手で書き物出来る。

[67. 匿名]

>>1
営業事務してます。
突発的な営業からの要望があったり、臨機応変に対応することが求められます。
私がやってることは、通勤時間に１日のやるべきことを大まかに順序立ててイメージ。
もちろんその通りにはいかないので、仕事をしながらでも優先順位を意識しながらやってます。
その日のうちに絶対やらなければならない仕事、多少後回しできる仕事を頭の中で組み立てる感じです。

[68. 匿名]

>>1
1日のスケジュールを明確にする。
何時までにこれをやって何時までにあれをやる。と目標を立て、考えながら処理するといいと思いますよ！時間配分ができていない人が多い気がします。
頭を使って考えながらこなすととても疲れますが、目標達成できると満足できます！少しずつ残業なしに近づけていってください！応援してます！

[69. 匿名]

>>9
私は頼ってるよ。
今いろんなプログラム作って楽してる。
厳密にはAIではないんだけどプログラム組むと全然楽になるから是非勉強してみて欲しい。

[70. 匿名]

>>2
初めて事務の仕事した時
マウスはなるべく使わずショートカットキーを使う！
って教わった

[71. 匿名]

これをこうしておくと早いなを常に考えて次のためにちょっと準備しておく。これの繰り返し。
なんで遅いかを分析しておかないといけないかも。

[72. 匿名]

全てを丁寧にやるのも大事ですが
これはいいやって取捨選択するのも大事です。
応援してます😊

[73. 匿名]

職員名と職員コード、取引先名、取引先コード、よく使う単語類は辞書登録する。
確認作業が楽になる分、とても捗る。

一日の仕事の段取り、要所で忘れがちなこと、時系列でチェックリストをつくる。下の方に週一しかないような仕事も曜日と共に項目を作っておく。
これはA4一枚で、必ずデスクに出しておいて、仕事の進行毎にチェックする。立て込んでいる時には必ず注意。

あと、1ヶ月に必ずある定期仕事のスケジュールも、作っておく。何日にどの書類が締め切りか、忘れず提出できる。
イレギュラーな、予定は卓上カレンダーかスケジュールに統一して記入する。私はPCのスケジュールに入れて、リマインドいれてる。

次の日に出す書類は、次の日ファイルにまとめて入れていく。翌日の朝に必ず取り出してチェックする。
とにかく付箋になんでもメモして該当書類や、PC周りに貼り付けておく。突発で入った仕事、他の人に聞かれて後で回答する事、中断している仕事。もったいないと思わず、付箋に書いて貼る。終わったら剥がして捨てる。

混在しそうな同種の荷物には、片方だけ印をつけるとか、
必ずセットで入れななくてはならないものは、ワンセットにして準備しておく癖をつける。

とった電話の内容は、清書して相手に渡すとしても、走り書きのメモも捨てずに保管しておく。次に似た内容で電話を受けたり、同じ人から電話が来たときスムーズに処理内容がわかる。
あと、先日何々の件で電話いただいた○○様ですね、という受け方ができると、顧客から一気に信頼される事が多い。

抜けのない仕事と細かい気配りの積み重ねがスムーズな仕事につながると思います。
全部は一気にできるようにならないから、まずは下準備に手を抜かないようにするといいよー。

[74. 匿名]

>>1
やることを思い出した時に付箋に書いてパソコンに貼ってる。
やらなきゃいかないことを明確化したら、無駄が減る。

[75. 匿名]

>>1
発達障害でなくて？

[76. 匿名]

事務は、Excelをどんだけ上手く扱えるかが勝負だと思う。
なんなら電卓もめったに使わなかった。
行政職の経理です。、

[77. 匿名]

>>19
わたしもこっち。
あとから訂正が沢山入ったりで自分にゲンナリするけど、スピードだけはめちゃくちゃ速い

[78. 匿名]

>>40
単語登録だけだと一文ずつしか登録できなかったけど長い定型文は著名登録しとけばいいのか！
ありがとー！月曜日早速著名作るー

[79. 匿名]

>>1
無理にスピード上げてミスするよりもゆっくりでも確実な方がいいよ！

[80. 匿名]

領収書貼りはテキトーに
入力はショートカットキーを駆使
入力ミスがあると後で合わせるの大変だから正確に入力するのが1番早い

と、思ってるけど出来なくて私も遅い

[81. 匿名]

既出だけど、タスクの整理、優先順位付け、1日のスケジュール管理がまずは必須だと思うよ。
あと、アナログ作業はExcelで効率化。
自分専用のマニュアルを作っておくのも有効だよ。「コレってどうするんだっけ？→調べる」みたいな無駄な時間を無くせるし、もし辞めることになっても後々役立つし。
主がんばれ！

[82. 匿名]

営業事務の1人事務員です。
まずは優先順位を決める事です。まずは、営業に確認しないと進められない業務を朝イチでシバきます。
1人で進められる作業（データ入力とか資料作成とか雑用）はその後に全集中で終わらせる。

[83. 匿名]

やることを付箋1枚に1つ書いて、ノートの表紙裏に貼って管理。
優先順位で並べておいて順番に処理。週次月次のタスクは1ページ目（表紙裏の右側のページ）に貼る。
終わったタスクは今日のメモページに移動させる。
急な仕事が入ったら優先順位を考えて付箋を貼って、優先度順に処理。
退勤前に明日の仕事順を整理してから帰る。（ここで週次月次タスク移動させる）
朝、出勤したらメール確認して追加タスクあれば付箋に書いて貼る。
エクセルとかタスクリストとか好きなツールでいいけど、私は紙で管理が1番やりやすかった。

[84. 匿名]

>>43
横だけどシステム導入とか難しいのでは無くて、エクセルを使いこなせるようになるだけで効率はめちゃくちゃあがると思う。例えば1時間かけてやらないといけない帳票作成とか一回フォーマット作るだけで数分に短縮できるよ。

[85. 匿名]

職場環境にも問題があるかも。仕事ずっと早いと評価されてきたし、自分でも早いと思ってたけどそれは環境が整っていたからだと気付いた。業務整理がされてなくて職場環境が整ってないと２倍３倍の時間がかかる。まずは環境整備から提案してみるのも手だよ。経営者やフリーランスでもないのに快適じゃない環境でがんばるのって、ばかばかしいと思う。

[86. 匿名]

>>65
私も難しいなーって思ってなかなかできなかったけど、少しずつ勉強してやっと簡単なコードを理解したり書けるようになったりした！まだまだ全然素人だけど！
思う通りのことをエラー無しで動いてくれたらめちゃくちゃ嬉しい！！

[87. 匿名]

小さいことだけど、手書きすることがあるなら書きやすい筆記用具とか、はさみをつかうなら切れ味の良いものとか、良い道具を選ぶのもいいと思う

[88. 匿名]

>>1
タイピング練習するのは？

[89. 匿名]

>>61
他の人に相談したら上司に伝わって、上司から今度は直接教えてねと言われたんですが、先輩がメールで仕事を送ってくるようになっただけで現状は変わってないです…
先輩も上司も付き合い長くて仲良しなのでやりづらくて

[90. 匿名]

>>8
自宅と職場のパソコンのキーボードが違うからなかなか出来るようにならない

[91. 匿名]

優先順位と頭の中でこれをしてあれをしてって瞬時に計画できる人は仕事が早いと思う。
会社の事務で朝頼まれた仕事を後回しにして
夕方に取り掛かる人いるけど
朝に頼まれた意味を考えないから
頼んだ人ももういいやってなってて結局その人に頼まなくなるんだよね
効率と要領が悪いと事務はつとまらない

[92. 匿名]

>>18
シンセに囲まれてるの格好いい風だよね。システム組んで2台あれば済みそう。マイナスはしないけどね。

[93. 匿名]

私も今の職場2年目までは要領悪くて仕事遅かったけど、3年目ぐらいからコツ掴んで作業スピードは上がっていったよ
ワタシ何で要領悪いんだろうと焦れば焦るほどミスが増えてってしまう

[94. 匿名]

>>2
これまじで無限にあるよね
覚えたのどんどん使ってしっかり記憶しないといざ必要な時に忘れてる

[95. 匿名]

>>2
ひとめでわかるマウスパッドが百均にある～

[96. 匿名]

相手ごとに違うし受領の仕方や取り出し方違うから外から来る用の受領マニュアルを用意、操作画面も違うからそれごとに作る。電子化されてるもの取り出すなら日程的に郵送でくる紙より早い。
添付書類も事前に紙または、電子化したものを準備。事前にスケジュールを処理する順番ごとに決めておく。
受領側ならいつまでに作業するから受領希望であることを相手に日程を事前に伝える。
ショートカットキーを覚えて使う。
添付書類とか関数使うかわからないけど、使う場合は、関数使う。

[97. 匿名]

>>89
じゃあ遠慮なく上司に直接言いましょう！迷惑被っていると。先輩へのメール返信には上司をCCに入れて「手が空いていないので無理」とお断りしましょう。
二人が仲良しで無駄ならば、その上の上司に言う。曖昧でいると、全部押し付けられるよ！

[98. 匿名]

セルをクリックできるようなショートカットキーってありますか？

[99. 匿名]

モニターを2枚にする。
モニター2枚を買ってもらえないなら、一枚のモニターが大きいことが条件だけど画面分割をする。
テンキーがないキーボードなら、外付けテンキーを増やす。

[100. 匿名]

>>10
電話が本当に嫌。あと大したことないものを振ってくるために呼ばれるのもだるい。じゃああんたやってよってなる😨ストレス溜まる😥

[101. 匿名]

>>24
私も仕事量少ないのもあるけど人に聞いて解決するものは即聞いてる。担当に確認して急ぎじゃない分は何日までと付箋はってるし、お金絡みはダブルチェックして時間かけてる。
ほぼ定時に終わる内容なのに、前任者は毎日残業してたと聞いてびっくりした。

[102. 匿名]

>>98

エクセル（Excel）の便利なショートカットキーまとめ | 株式会社LIG(リグ)｜DX支援・システム開発・Web制作

エクセル（Excel）を効率的に、なおかつ楽しく作業したい、もうマウスは使いたくない！という方にオススメのショートカットキーをご紹介します。

[103. 匿名]

パソコン画面拡張してモニター2台にするとか
あれって出来る人がやるんじゃないかって見られがちだけど、アナログな人ほど2台にしたほうがいい！仕事効率めちゃくちゃ変わる。

[104. 匿名]

>>99
ボタン割り当てができるマウスも追加

[105. 匿名]

>>2
コピーして貼り付け。
これ1日最低でも20回はやると思うのよね。
それをクリックしてマウス操作を毎日ってかなり時間のロス。ショートカット覚える時間の方が早いよ。

簡単な覚え方
コントロール+C(コピー)
コントロール+V(ベタッ)
コントロール+X(ハサミの形)

[106. 匿名]

>>1
①スクショありわかりやすいマニュアルを作る
②フォーマット化する
③タイムスケジュールなどを組む
④OutlookのTODOリストを使用
⑤よく使う文書は辞書ツール登録
⑥取引先も最初の数文字で辞書ツール登録

[107. 匿名]

>>100
分かります
いつでも大丈夫ですよーという仕事を振るなら、暇な時間帯に話しかけて欲しい…

[108. 匿名]

Googleカレンダーがめっちゃ便利
視認性の高さや直感的に操作できるUIだけでも素晴らしいんだけど、あれはただのスケジュール帳じゃない
入力したスケジュールをクリックで入れたメモを参照できるから、そのときやるべきこととかウェブ会議のリンクとかなんでも入れられる
あの会議のURLなんでしたっけ？とか聞かれても秒で教えられる
右画面にはtodoやメモとかの別途アプリも簡単に使えるから、一画面でいくつものツールを操作できてPC使う仕事人には拡張性が高くて神ツールだと思う

[109. 匿名]

>>53
私、今までとにかくしっかりやる事を大切にしてたんだけど、
最近では少し間違えてもサッとリカバリーできる人って強いなと思って柔軟にやってる