仕事の属人化の対策

[1. 匿名]

皆さんの職場で「この仕事はこの人じゃないと分からない」みたいな状況ありますか？
私は産休に入る人の仕事の引き続きをしているのですが、その人しか分からないみたいな仕事が多く覚えるのに大変です。
実は他にも似たような人が複数人います。今後のこともあるので属人化を解決していきたいと思い上司に提案中です。
属人化の対策について皆さんの職場ではどのようにされていますか？

[2. 匿名]

結構気の遠くなるような作業だね

[3. 匿名]

とにかくマニュアル化

[4. 匿名]

はー？

[5. 匿名]

誰かが休んでも大丈夫なように保管体制を整えてるよ
必ず一つの仕事に2人以上対応できるようにレクチャーし合ってる

[6. 台パンブチ切れ腐女子の会・会長・BLサンダース]

>>3
仕事はマニュアル通りにはいかないしマニュアル通りにしかできない人材は地雷。

[7. 匿名]

新しいものはマニュアルを必ず作る。
人事労務でいうと、新入社員が入ったらやることの流れをマニュアルでわかりやすく作って、自分がいなくてもタスクが回せるようにしている。どの部署もそのように対策して、休みが取れやすい環境にしてる。

[8. 匿名]

この仕事は私！って抱え込む人がいるから、なかなか解消できない。上司が仕事の割り振りを変えようとしても拒否だし、やだやだってごねればどうにかなる、会社の体制もおかしい。

[9. 匿名]

私のやってる仕事、私しかわからんわ
引き継ぎの時もほぼ口頭で必死にメモとって覚えたからマニュアルもない

[10. 匿名]

情報共有、マニュアル化しかないよね。
そういう人が多い職場なら、職場の体質と言えるのかも。

[11. 匿名]

自分にしかわからない状態にして、悦にいってる人いるよね。

[12. 匿名]

そりゃ、理想はみんながマニュアル通りだろうけど難しいよね

いくら優秀な人でも適材適所があるのも事実…

[13. 匿名]

>>11
自称仕事ができる人にありがち

[14. 匿名]

ブラックボックス、蛸壺化ってやつね。マニュアル化して皆ができるようにした場合評価して、この人じゃなきゃ〜風にした場合評価しないようにしてる。酷い時は注意するし配置変える。

[15. 匿名]

自分しかできない業務あるけど「どうにかしないとねー」って社長と話してはや8年

[16. 匿名]

大した仕事じゃないのに、自分しかわからないようにして居場所作ってる人がいて困る
組織に向いていない

[17. 匿名]

その人にしかできないとはいっても、やり方さえ分かれば誰にでもできる仕事で、案外簡単だったりするよね。

そうやって仕事を他に教えない、抱え込んで、私はこれやってますから！みたいな主張で楽してる人もいるしね。

[18. 匿名]

私の会社じゃなくて、取引先の会社の話なんだけど。

業務をローテーションにして全員がなんでも出来るようにしているって聞いた。
3ヶ月くらい？だったかな、そのくらいのペースで回していくんだって。
最初は大変だったけど、しばらくして慣れてきたら負担とか偏りもなくていい感じらしい。
誰かが休んだり、突如退職した時も困らないんだそう。

[19. 匿名]

出典：livedoor.blogimg.jp

[20. 匿名]

言いたいことは分かるけど、現実的には8時間の労働時間で全員が会社の全部の仕事を理解するなんて無理だよ。

理想ではあるけど。

そういうのをマシにするために一般企業では転勤があったり、役所とかでも3年ごとの部署異動が60歳までずっとある訳だけどさ。

（なるべく全員をグルグル回して60歳までに全部を経験させる）

でも、普通に考えて限界があると思う。

[21. 匿名]

>>6
働いたことある？
マニュアルに則ったうえで各々のやり方で仕事すればいいんだよ。マニュアルないなんて非効率すぎ
ちなみにうちは接客業

[22. 匿名]

タイミングも大事だと思う

[23. 匿名]

>>15
去年、そういう状態になってるのは問題だ！担当者がコロナで倒れたら終わる！みたいな感じになって、やっとこの仕事手放せるかと期待してから1年放置されてる

[24. 匿名]

立ち上げて7年くらいの部署？にパートで入る少し前に移動や辞めたりでメンバーが総入れ替えされたらしいが、めっちゃ気楽
誰も元のやり方に拘りがないから、こうした方が…って事がすぐに通る
大抵はなんとかなるんだと思う

[25. 匿名]

その仕事の専門性や難度にもよるけどね。
でも大体の仕事は誰にでもできる。
根気よく教える、伝える、公開して継承が必要だよ。

[26. 匿名]

>>9
私もそれ、有休取る時
急ぎじゃなければ、置いといてーって感じになってる
そして休み明けやばい

[27. 匿名]

>>8
それ、うちのお局

[28. 匿名]

徹底的に単純作業を型化しました。派遣さん入れてもらって、教え込みました。

[29. 台パンブチ切れ腐女子の会・会長・BLサンダース]

>>21
読解力大丈夫？
マニュアル通り【にしかできない】人材は地雷ね
接客業って事は言葉についてもっと勉強しようね

[30. 匿名]

>>19
でも君失敗してるやん

[31. 匿名]

>>20
全員が全部なんて言ってない
常に同部署の2、3人くらいは肩代わりできる状態にしておくってことだと思うよ

[32. 匿名]

お局マイルールがすべて会社です。社員もお局さまにはなんもいえない。

[33. 匿名]

>>8
うちの会社にもそういうオバさん、いる！
異動を断ってメンタルやられたとか言って休業
残念ながら復帰してきた
辞めれぱ良かったのに

[34. 匿名]

>>8
この仕事は私って抱え込んではないけどあなたがやれば早いからと言われ押し付けられる。
教えますよと言っても無理無理ーって。
私が辞めたらどうするんだろうとは思う

[35. 匿名]

別部署がまさにそれ
マニュアル化しようと提案したら「やり方は人それぞれだから」って毎回断られる

なのに１人辞めたら仕事内容把握できなくてお客に毎回怒られてる
意味分からん

[36. 匿名]

今の状態は良くないと思って対策しようとしたら怒鳴られたし、
情報の共有やマニュアルがないことを問題だとは思ってないようなので
もう知らん

[37. 匿名]

業務自体をシンプルにしてからマニュアル化。
複雑な業務はマニュアル読んでも分からないことが多いし、ミスも増える。

[38. 匿名]

思い込みだよね。
その人にしかできない、その人にしか分からないって。他の人がやろうとしない、分かろうとしない、本人も周りに伝えない。
　
主さんがそんな会社の体質を変えようと努力し始めたなら、素晴らしいと思う。そういう人材が潰されない事を願うよ。変えようとすると嫌がる人や抵抗勢力は必ずいるから、負けないで！

[39. 匿名]

>>26
抱え込んでるとか言われても、じゃあいざ誰かに手渡そうとしても誰もいないんよね････
私のは他の仕事からちょっと独立してるからなおさら人に任せにくい

[40. 匿名]

>>8
めっちゃわかる。うちの上司達がそれ。部下に教えればいいのに自分しか出来ないアピール、忙しいアピール…俺がいないとこの会社は回らないとでも思ってるんだろうな…

[41. 匿名]

>>39
でも永遠にその仕事できる訳じゃないじゃん？
いつかは人に教えなきゃいけないし、実際その人が急にいなくなっても会社が潰れるわけないし。誰かがなんとかするもんなんだよね。

[42. 匿名]

>>29
横
トピの流れぶった切ってるよ

[43. 匿名]

>>1
会社のお局さまは、若い子入っても、自分だけがわかっていることは教えない。

自分の存在価値がなくなるのを恐れているからだよ。
責任感強い人に見えるけれど、本当の意味での責任感はどうなのだか、身を守ることが先に立っているのだね。

[44. 匿名]

>>18
素晴らしいね

[45. 匿名]

>>29
守破離って知ってるか？マニュアル通りにすらできない人間が仕事なんかできるかよ。

[46. 匿名]

もしその人が突然長期休んだり、辞めたりしたら大変だよね
何を勘違いしてるのか分からないけど、自分一人で業務を抱え込みたい、誰にも触らせたくないってワガママだと思う
何のために組織で仕事をしているのか？
そんなに一人で抱え込みたいなら、自分で起業でもして仕事すればいいんだよ

[47. 匿名]

>>34
実際そういう人多いよね
仕事覚える気ないし、やりもしないですぐできないって言う

[48. 匿名]

>>29
読解力大丈夫？このトピの内容が分からないならIDいじってつっこんでもらおうとする前にきちんと意味を理解してから書き込みましょうね
働いたことがないならまず仕事を探しましょう

[49. 匿名]

>>41
やめるとなれば後任も用意するし引き継ぎに時間もかけられるけど、特に急ぐ必要もなくその引き継ぎを日々の業務の合間にやれるかっていったらなかなか難しいんよね･･･
引き継ぎしたとして現担当がいるうちにその仕事を後任に任せる必要もないし

[50. 匿名]

>>36
わかる
もう私は私の仕事します
給料貰えればいいですって思う
いろいろ考えたけどバカみたい

[51. 匿名]

>>18
うちは人件費削減のために「全員が同じ仕事ができる」ようになってる
勿論修得度合はそれぞれだけど

人が足りない時はよそから同じ仕事柄レベルの人に応援にきてもらう

[52. 匿名]

じゃあもうサラリーマン辞めて、一人で事業を興して好きなように仕事したらええねん
そしていくらでもプロフェッショナル極めたらいいよ
雇われの立場で、結果的に周りに迷惑かかるのにそういうことやるの意味不明だよ

[53. 匿名]

>>36
属人化で得する人は怒るんだよね。
私の前の職場はサボり含め常に人がいなくて下っ端の私が対応することが多かったから、仕事を教えてくださいって言ったら鬱陶しがられたし嫌われた。
5年でやめた。最後の2年は復讐のつもりであらゆる仕事が徹底的に私しかわからないようにしてやったわ。

[54. 匿名]

>>1
ある。今そういう人が異動になって引き継ぎうけてるけど、引き継ぎ書がない。ひたすら質問してヒアリングして、把握してから私が手順書を作ることになるであろう。

[55. 匿名]

>>43
人を増やしてくれないと無理なところあるよね。
経理1人、総務1人、人事1人とかさ

[56. 匿名]

>>11
聞いてもなんとなくはぐらかしてちゃんと教えてくれない人いた！
それでやり方違っててミスしたら怒ってきたり
何がしたいんだ‥イケズがしたかっただけか

[57. 匿名]

>>1
あえて仕事抱え込んで自分の価値高めようとする人いるよね。現場レベルでは重宝されるけど、あんまり出世しないイメージ。

[58. 匿名]

>>1
仕事洗い出してスキルマップ作った。で、できる人が1人とかの作業は、できる人が資料作ってみんなに教える。まあそれでも細々した仕事を隠し持ってる人いるけどねー。

[59. 匿名]

属人化が都合良いと思ってる人がいる
「私にしか出来ない仕事」って

[60. 匿名]

一人で総務経理事務全般やってて経理は会社独自だから誰かに教えるにも私以外忙しい営業さんで無理
人いれても二人でこなすほどの仕事量ないし、結局辞める時に引き継ぐしかないんだよね

[61. 匿名]

他の人には自分が把握してる仕事の情報を公開したがらないくせに、いざその情報を周りが必要になって確認するとめんどくさそうにする人いる

機嫌悪いときは「後にして！」って言っていつまでも教えてくれなかったり

だったら最初からみんなが閲覧できるサーバーとかにデータを入れとけばいいのに（個人情報とかではない）、なぜか自分のパソコンで情報管理してんだよね

そしてその人が急に休んだりしたら周りが詰む

[62. 匿名]

お局がそう。
お局が休んだ時に困るんだよね。
独占してる仕事について少しずつ情報を集めて、お局が休んだ日とかに周りと情報共有してる。

[63. 匿名]

>>8
本当に。長くいて自分みたいに経験や知識がないとできないなんて偉そうにしてるのは三流。
誰でもできるように、マニュアル化したりシステム化したり仕組みづくりや教育できてこそ一流。

[64. 匿名]

よその会社だけど超絶ブラックな会社で次々と人が辞めていき、
引き継ぎなしで新人さんがやっとできるようになった頃にはまた辞めるという
悪循環が取引先で起きてて数年間営業で出入りしている外部の私が1番詳しい
マニュアル作成しますよって持ちかけたらめっちゃ高く売れた

[65. 匿名]

仕事の出来る仏みたいに優しい先輩がいたんだけど、遠方の実家に戻ると言うことで退職
マニュアル化してシステム化して報告書と日報とお客さんメモまで置いてあって完璧な引き継ぎあったんだけど
後任のおっさんになってから上手く回らない
逆にお局が辞めるとき、紙っぺら一枚で引き継ぎはテキトーだったけど、後任がやる気のあるデキる子に変わったら
めっちゃめちゃ効率良くなった
能力と人間性の問題だった

[66. 匿名]

毎回同じ説明を何度もするのって非効率。

[67. 匿名]

ちゃんと責任ある立場の人間が従業員の適材適所を考えて割り当ててそれでキチンと会社が回るなら良いと思う。
私の職場は、年数の浅い派遣社員がスタッフの作業配置など決めていて、好みで人事も動かせる。

[68. 匿名]

>>8
上司が部下に振り回されるってダメじゃん。
上司なのに、権限ないの？

[69. 匿名]

>>11
会社じゃなくてサークルでもあるよ。

新しい人が何かの係になって
初めてだからうまくいかないこともあるじゃん。
それを昔やってた人が「あれじゃダメだ」って文句言うの。

何言ってんだか！
あんた達がマニュアル作るとか
過去はこうだったって、教えないからでしょ？
そんなに自分の方がうまくやれたなら
なんでそのノウハウを皆に教えないんだよ！？
バカじゃねーの！

[70. 匿名]

マニュアルみてもわけわからない場合もある

[71. 匿名]

>>11
正直管理職がやる仕事じゃないわってこと独占する人いるよね。バイトにやらせろよってことも一人で抱え込む。

[72. 匿名]

長い経験の蓄積が必要な業務は困るよねー
常津ね一人のベテランに任せたらいけない

[73. 匿名]

>>18
うちはそのやり方でプロが消滅していってる

[74. 匿名]

マニュアルを作るのと同時に、遠慮なく休む。
「マニュアルありますから後はお願いします」といなくなる。
マニュアルだけあっても、主さんにやらせればいいとみんなが思っていたら、誰も読まないしやらない。

[75. 匿名]

>>33
まさにそれ！
一定期間でチーム内でローテーションしていこうと提案したら全力で拒否されたよ
そりゃ、楽な案件ばかり選んで抱え込んでたら他の人の仕事回ってくるの嫌だよね

[76. 匿名]

マニュアルの作り方を知らない人が多いから、そこから標準化しないといけないんだよね
「集計する」って一言で済ませないで、何をどのように、と記述する
こういう教育をやらないととんでもないマニュアルが出来上がる

[77. 匿名]

>>8
ちょっと独自なだけなのに、認めた者への一子相伝みたいに囲う人居るよね。形になるまでの経緯で重みを伝えたいんだろうけど。あなたにしては大変だったんだね…って事が大半。
時間かけてメモ取らせては「こんなん初めてで追いつかないですぅ〜」を素直な子に言わせて満悦してる。実際は特に奥行きもないからとっととマニュアル化して誰でもサッと替われるよう共有してる。

[78. 匿名]

>>18
それ、うちの職場も試したんだけどうまくいかなかった。大きく3つの分野の仕事があって、全員が3つともできるようにローテーションで回すようにしたんだけど、とてもじゃないけど無理！覚えきれない！という声が多発して、半年経たないうちに元々の3チーム制に戻った。
全員が全部できたらそれがいいに決まってるんだけど、なかなか難しいね。その会社はうまくいってすごいと思う。

[79. 匿名]

>>1
この仕事はこの人じゃないとわからないってけっこう危険だよね
縁起でもないけどこの人がもし何かで亡くなったりしたらどうするんだろうって思ってしまう
人間誰でも死ぬし何で死ぬかいつ死ぬかわからないよね
ある程度はこの人がいなくてもなんとかなるにしとかないとダメだと思う

[80. 匿名]

本来、その人しかできない仕事を作ってはいけない。

[81. 匿名]

>>64
ブラック企業向けの新しい、いい商品が開発されたね。頭いい

[82. 匿名]

>>11
お局さんだよね
自分の立ち位置の安定化のため
最悪だよ

[83. 匿名]

>>1
まさにうちの職場がそうなんです！！！
ホント、その人が休んだら誰もわからないという現状に上司も何も思わないのかな。。。？
ホント効率悪いし、お客さんにも迷惑かけるし(担当不在で後日かけ直す形にしてます)最悪です。
あるお局はそれしかやらないから、他の簡単な仕事でさえ絶対やらないし。

ある程度皆が皆出来るようにしなきゃなのに口では｢そのうち皆が皆で出来るようにしようね〜｣って私が入社して10年経ちますわ(笑)

[84. 匿名]

>>1
最近働き始めた職場がまさに同じ。
酷いのは社内だけでなく、社外の取引先にまで俗人化し、しかもそこでもその人の脳内だけに情報があります。
変な話、その人が亡くなったり、意識が
なくなれば終わりです。

頑張って進めているのは

各自の担当業務聞き出し、リストアップ
マニュアル化
情報の書面化、データ化
書類保管の見直し、システム化、ルール化
データ共有化、クラウドへ

などです。

当然私への風当たりはきつく、リストを書いて出してくれないし、
書類も壊滅的にぐちゃぐちゃでまーったく整理されていません。
引出に剥き出し平積みで突っ込まれて、重要書類が破れたりしわくちゃなことも。
私が入社するまで「ファイル」がなかった！

まぁ気が遠くなりそうですが、コツコツやっていきます。

[85. 匿名]

>>8
うちの昭和おじさんだ～！
しかも全っ然仕事出来ないヤツで、シェアしてくれたらめちゃくちゃ早く終わりそうなのに、頑なになってる。
一人でちんたらしてるんならほっておくけど、結局こっちにしわ寄せ来るので本当にストレス。

[86. 匿名]

>>10
私、痺れ切らして専門家に相談したら、まさにそう言われたよ。
これからブーブー言われても断固進めるしかない。

[87. 匿名]

>>36
私も怒鳴られました！
でも負けずに外堀から今着々とジリジリ埋めていっていい感じになってきたので(笑)、怒鳴った上司は居心地悪くなってるみたいw
もうすぐ本陣攻めるからな！

[88. 匿名]

>>6
私は自分の仕事をマニュアルにして残してるよ
もしもの時に、次の人がその通りにやれば困らないように。
私の前に担当してた人は何も残してなくて、簡単な流れしか教えてもらえなかったから苦労したし、
マニュアル化する過程で、歴代の担当たちが分からない事をその場その場で誤魔化してきた事も掘り出せた。

[89. 匿名]

私の所は3人事務なんだけど上2人が友人同士で仕事を属人化しても注意する人いない状態。
一応産休で2人がいないときに入ったからある程度は仕事できるようにしてきたけど、戻ってきた途端にこの状態にされた。
手伝うか聞いても断られて仕事も回ってこない状態なのに忙しそうにしてるから害悪だわ。
もう割り切って楽に金もらえるからって思うようにしてる。もらえるだけもらって産後とか区切りいいところで辞めたい。

[90. 匿名]

自分に機会もらえないことができないからなのかな、でも決まったやり方を共有すればみんなできるはずなのに、、でもなんでバイト同士でできる出来ないとか判断されないといけないの？etc...色々もやもやしてたけど、決まった人がいつも同じ仕事して周りに教えない状況で、まさにしっくりきた。そして腹立ってきた。結局自分が良ければいいんだよね。

[91. 匿名]

うちの会社、自分しかできないようにして自分が切られないようにしてる非正規の男性がいる。

[92. 匿名]

マニュアルはあるけど専門知識が無いから書いてある事が理解出来ない。

[93. 匿名]

>>6
理想は例外なく定型処理だけど、そうはいかない顧客もありますが、
この顧客にはこう対応するとか、一通り残しておいていただけると大変助かる。切実に！！

[94. 匿名]

>>1
うちの職場のお局かな？
仕事の教え方も下手だけど、やったあとグチグチ文句ばかり
マイルールを押し付けてくるから誰もやりたがらない
他の人のやり方を少しも許せないみたいだから「全部自分でやれば？」ってなったら「私だけ忙しくって大変！」って被害者みたいに言ってた