仕事効率化のためにしていること

[1. 匿名]

事務仕事が途轍もなく苦手です。
教職なのですが、テストの作成や採点はもちろんのこと、雑多な事務作業にやたらと時間をかけてしまいます。

事務仕事を効率的にこなすために、みなさんはどんな工夫をされていますか？

[2. 匿名]

机をきれいにする

[3. 匿名]

私も同業者です！効率化したい！
結局、持ち帰ってる。テストの採点とか...

[4. 匿名]

[5. 匿名]

すぐ出来ることはtodoリストになんて載せないでやってしまう。
なんでもリスト化してわけわからなくなってる人もけっこういる。

[6. 匿名]

タスク整理を徹底してる
捗らない時は『やる事がありすぎてどれから手をつければいいのかわからん』って時なので

[7. 匿名]

事務が苦手なのに何故教職についた…？

[8. 匿名]

とにかく無駄を省いて効率化を心掛けるしかないのだけれど、
それって自分の仕事の手順を研ぎ澄ませていった結果なのだから、まったく同じ仕事内容をしている人同士でなければ成り立たない会話なのかもしれない。

[9. 匿名]

パッと終わらせていい仕事と、しっかり練るべき仕事をはっきりさせる。

[10. 匿名]

エクセルならマクロ覚えて組んだな

だってさ、毎回同じフォーマットで日次だ週次だ月次だと作るんだよ？これ頭使わないでただの作業だよ？退屈なことはボタン押したら吐き出される方がいいじゃんって思った。

タスクが減らないならせめて軽くしたい

[11. 匿名]

タスクに区切るセンスない人はたしかにいるよね
大枠でタスク組んで工数すごい数なのとか辛そう

[12. 匿名]

先生大変だよね
夏休みの大量の宿題　全部採点 チェック ハンコして次の日に帰ってきて感服〜

[13. 匿名]

教職は一人でモクモクとやるのと、相手あってのリアクションのこともあって大変だね

そもそもコントロール不可能な雑務が多いのではないかい？

[14. 匿名]

事務苦手なら、教職向いてないのでは？

[15. 匿名]

>>1
本当に先生だと仮定して。
テストを作るより授業を作るほうが遥かに大変じゃないですか？
一度原型を作ってしまえば、あとはマイナーチェンジしながら使い続けるものだし。
初年度は大変だけど、時間が経てば経つほど教育業務はマシになってくる。
テストに関しては、スキャナで採点できるマークシートが楽だよ。
マークと記述式とを混合にもできる。

それよりも生活指導、校務、無駄な会議の方がしんどくないですか？

[16. 匿名]

出来ない先生は、教職辞めた方がいい。

[17. 匿名]

10時間あったとする。

闇雲に10時間するより、
最初の30分で
仕事の順番、時間配分を決める。

なんなら、その30分を
出勤中にやるとさらに良い。

[18. 匿名]

これ、昔は良くても今はヤバいのかもしれないけど、テストの採点、手伝ってもらってた。
ほかは、連絡ノート的なやつのチェックと返信は授業の空き時間に廊下でやってた。授業抜けて遊びに行く生徒が多い中学の話ね。空き時間に校内の見回りも仕事だったから。

[19. 匿名]

PCのデスクトップにメモ帳か付箋を固定しておいて、今やるべき事をリストアップして頭の中で優先順位をつけて片していく。終わったら消して増えたら追加する。忘れる事もなくなったし、これでほぼ定時に帰れる時間配分は出来るようになってますよ。私の場合はこれが合ってました。
自分のPCがなければ紙の付箋で代用。

[20. 匿名]

頭をクリアにする為に
毎日充分な睡眠をとってる。

クリアな頭じゃないと
効率的に動く方法が考えつかないので。

[21. 匿名]

進行中書類のファイリング。
案件ごとに分けるのやめて、その日ごとでクリアファイルに入れて固めておくと振り返るときに日で追えるので時短になった。
たとえばひとつの会議でABCの3つの案件の資料を使ったとして、前までは会議後にABCそれぞれのファイルに閉じたけど、●日会議分というファイリングにした。
完了したら案件でファイリングする。

仕事の内容にもよるのかな？

デジタル化とかペーパーレス化とかいうけど、まだまだ紙で進めることが多いので、書類の整理に時間がかかる。

[22. 匿名]

丸付け専門の先生がいれば
いいの❓❓

[23. 匿名]

>>5
リスト作るのに時間かける人いますよね。
時間かけるのはそこじゃないだろっていう。

[24. 匿名]

教師とは違いWワーク先のコンビニですが、お喋りをしない。
必要最低限のコミュニケーションは取りますが、お喋り好きのおばさんや若い子には構ってられない。
発注を始め、短時間でやること山ほどある。

私もおばさんだが、お喋り好きなおばさんのどうでもいい話は、聞こえないふりをしています。

[25. 匿名]

>>17
シミュレーションは私もするし大事だと思う。
でも、なぜ１０時間？
８時間労働じゃないの？

[26. 匿名]

大きな書店に行って、とりあえず仕事効率化の棚にある本をざっと読んで、キーワードがまとまっている本とか、体系的でしっくりくる内容の本を買って、一通り読んで、あとはネットで自分に必要な分野を深掘りしてみたら良いのでは？

[27. 匿名]

>>7
教えるのが好きとか、お世話になった先生のように自分もなりたい、とかがきっかけで、先生になろう、と思うのでは。
事務が得意だから先生になろうとは思わんでしょ。

[28. 匿名]

私も以前教師してました。
教案やテストはある程度パターン化して、年によって多少マイナーチェンジしていく。
手抜きですが、授業準備より生徒と面談する時間をとるようにしていました。
そのほうが結果的に授業がうまくいく気がします。

[29. 匿名]

>>25
まあ先生は実質10時間労働が普通かも。

[30. 匿名]

デジタル化をもっと進めることと、時間管理とタスクをはっきりさせることが大事だと思います。
教職ならきっとイレギュラー案件が入ってくることも多いでしょうし、手際よく進められるよう改善した方がいいです。

[31. 匿名]

やることのリストを前日にメモに書いて会社に持っていっています。

[32. 匿名]

優先順位をはっきりさせる。
マルチタスクはしない。

[33. 匿名]

事務が苦手なのに教師云々言ってる人同じ人かな
ズレてるって良く言われない？笑

[34. 匿名]

普段は入力データを自分のＰＣのファイルに入力しておいて、月末に報告のために別ファイルに転記するような二重入力作業があるなら、Excelマクロを活用するといいね。セルに名前を付けておくと、転記も簡単なはず。

[35. 匿名]

事務だけど兼任で2つの部署かけもちしてて、今年から時短なので効率化は死活問題で色々試してます。

書類系は保管場所決めて、途中のものは次にする事メモを一緒につけとく。
私は労務してるので、おおまかな区分(給与、衛生、社会保険みたいな感じです)でファイルきめて、リフィルにメモと一緒に入れてます。
事務仕事溜まると、書類積みすぎてなくしたり、見つからないこと多くないですか？ファイルにすると見やすいし、なくしにくいです。

また、途中までやって後回しにすると、次に取り掛かる時に何だっけ？って考えると二度手間なので、次の行動を書いて入れとくとスムーズです。

最後に、うまく人に頼むスキルを身につけるのもだいじだと思います。
単純作業を大量にやるとかは回りを巻き込んでやった方が明らかに早いので、事前に相談したりして失礼なく、かつ相手の負担が少ないやり方でお願いできると違います。お互い様で相手が困ってる時は助けたり、お礼にランチごちそうしたり、フォローできれば煙たがられることはないと思います。

[36. 匿名]

常に次何をするかを考えながら動く。

[37. 匿名]

クリアファイルにいれる。期日・対応日やる事を箇条書きした付箋を張る。色付きのカラークリアファイルで、黄色は重要、ピンクは至急等区分する。当たり前の事かもだけど。

[38. 匿名]

>>23
リストを作る事で、満足してるおバカがいます。やる事のリストではなく、それも溜め込んだ仕事のリスト。その時間で、ひとつでも早く仕事片付けろ❗️

[39. 匿名]

前いたところでは、１週間交代で帳票出力がありました。

日にもよりましたが、お茶当番や郵便当番もありました。(２つとも、シフト制でした。また、仕事の関係でどうしてもできない時は、毎月月末頃に回ってくるエクセルのカレンダーに都合が悪い日のところに丸を付けて、次の人へ回す仕組みでした。）

あらかじめ分かっているものを卓上カレンダーに書いておき、常に自分の目に晒すようにしておきます。お茶当番がある日は、始業時間の１５分前までに済ませるようにしておく、午前と午後それそれお昼休みの前後にお湯の補充、１６時過ぎになったら後片付けと言った具合にそれぞれの業務の１０分前を目安に仕事の段取りを工夫するようにしていました。


また、特に毎週木曜日が派遣スタッフ、職員さんの入力締日があるので、それに合わせて未受信のものを出力、枚数と中身をチェックした後、担当者へ回送、毎月１２日（または１３日）に請求書の締日があるので、そのことも明記して、作業していました。

普段使うフォルダはショートカットを作ってデスクトップに貼っておくと作業する時、探さずに済みます。また、フォルダ内でフォルダを探す時、共有フォルダのアドレスバーをコピーし、貼り付けて検索すると探しやすくなります。

[40. 匿名]

>>5
確かに！
すごく丁寧に自分のこだわりのボールペンでリスト作ってる人がいるけど、
人に見せるものでもないし、そこに時間かけて満足してないでよ、って思う。
なお、なにをするにもめちゃめちゃ遅い人

[41. 匿名]

社内システムを色々いじってもらうんだけどその設計は自分でやらないとならなくて、毎度苦労して考えてシステム担当を納得させて変えてもらってる。
おかげでどんどん効率よく仕事できてる。
下準備は大変だけどね！

[42. 匿名]

お菓子は食べないけど
ブドウ糖とっている

[43. 匿名]

先に少しでも準備する、先のスケジュールや空いた時間を把握する、その時にする仕事も考えておく、下準備をなるべく進めておく

[44. 匿名]

>>15
無駄な会議は自分の努力で短くできない…

[45. 匿名]

今ってさ、学校に事務サポートスタッフを雇ってるところもあるよね
先生が授業やってる間に、コピーやらその他細かな事務作業をやっておいてくれるスタッフ
あれいいと思うな！